Tudo sobre nota de débito + modelo gratuito para baixar

Por Yanick Gudim · 19 jul 2023

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A nota de débito é um documento fiscal que serve para efetuar o reembolso de despesas quando não há a necessidade de emissão de nota fiscal.

A definição de nota de débito trata-se do ressarcimento não tributável da prestação de serviços entre empresas. A empresa terceirizada arca com todos os gastos para a execução do trabalho e, depois, é ressarcida pela empresa contratante dos serviços.

Este recurso é fundamental na negociação business to business. Já que facilita a rotina financeira de empresas prestadoras de serviços e o reembolso de despesas eficiente.

Se você chegou até esse conteúdo deve ter algumas dúvidas sobre como emitir nota de débito? Como fazer a nota de débito para reembolso de despesas? E como usar a nota de débito no dia a dia da sua empresa?

Para responder essas perguntas, continue a leitura e aproveite para fazer download do nosso modelo editável de nota de débito é gratuito e fácil de usar.

Como funciona a nota de débito para reembolso?

Quando uma empresa contrata outra, a comprovação do pagamento é feita por nota fiscal de débito, que também é um documento contábil, conforme o CFOP. No momento da sua emissão, os impostos são registrados.

Porém, outras despesas surgem durante o serviço prestado que não podem ser inseridas na cobrança por meio de nota fiscal, já que não têm relação com a atividade fim da organização contratada. Essas despesas são, por exemplo, combustível, diárias, transporte, entre outras. É neste momento que entra o conceito de nota de débito.

A contabilização dos reembolsos de despesas é feita pela nota de débito. Quando estruturada corretamente, ajuda a evitar problemas com a nota de débito na Receita Federal e facilita o reembolso de despesas.

Para emitir uma nota de débito entre empresas do mesmo grupo ou terceirizadas, confira alguns cuidados essenciais para garantir uma transação precisa:

estabeleça um contrato ou acordo prévio sobre as condições para emissão de notas de débito;
comunique os termos da política de reembolso estabelecida pela empresa contratante;
documente a nota de débito e todos os comprovantes importante para a contabilidade;
evite que o valor total das despesas chegue perto ou ultrapasse o valor do serviço prestado;
certifique-se de que a nota de débito contenha todas as informações necessárias.

Quais informações devem constar na nota de débito?

Uma nota de débito deve conter informações específicas que identifiquem claramente a transação, as partes envolvidas e o detalhamento das despesas.

Fazer uma nota de débito é mais fácil do que parece. Abaixo, listamos as informações que não podem faltar na emissão da sua nota de débito.

nome da empresa;
endereço completo;
CNPJ;
data da emissão;
data de vencimento;
número do documento;
descrição das despesas;
valor do débito;
termos de pagamento;
impostos e taxas;
assinatura e dados de contato.

Nota de débito é tributada?

Não, a nota de débito não deve ser tributada pois não tem valor fiscal. Ou seja, não configura acréscimo patrimonial para a empresa contratada. Também não deve reter tributos ou impostos sobre o valor apontado no documento. Veja como a base legal define nota de débito: o STJ esclarece a tributação da nota de débito de serviços para reembolso.

1. A base de cálculo do ISS é o preço do serviço, consoante disposto no art. 9º, caput, do Decreto-Lei no 406/68.

2. Destarte, o preço do serviço é a contraprestação que o tomador ou usuário do serviço deve pagar diretamente ao prestador, vale dizer, o valor a que o prestador faz jus, pelos serviços que presta.

3. Consectariamente, as despesas realizadas com viagens, alimentação e estada de funcionários, para prestação do serviço em localidade diversa do estabelecimento do prestador, ostentam natureza indenizatória em virtude do repasse ao contratante para posterior reembolso, não integrando a remuneração pelo serviço prestado, porquanto não realizadas em favor de quem as efetuou. (…)”

Exemplo do uso da nota de débito

Uma franquia de restaurantes, com diversas unidades por todo Brasil, contrata uma consultoria para realizar treinamentos aos seus funcionários.

Ao precificar o serviço, a consultoria deve incluir em seus custos com profissionais também as despesas com transporte, alimentação e hospedagem. Calcular diárias de viagens corporativas corretamente é importante para uma gestão de despesas eficiente.

Nesse caso, a consultoria irá emitir uma nota de débito e nota fiscal sobre os serviços prestados para cobrir os custos do projeto. E uma nota de débito referente às despesas de viagem realizadas.

Outro exemplo de nota de débito é a locação de espaços. Aqui, pode-se usar a fatura ou a nota de débito para gerenciar as despesas com aluguel, seguros e impostos.

Existem diversos modelos de notas de débito, por exemplo no formato de nota de débito em word. A nota de débito em word funciona da mesma forma, o que muda é apenas o formato e a visualização das informações.

O exemplo de nota de débito em excel é mais fácil de editar, filtrar e importar informações. Ela pode ser usada tanto no excel como no xls, trazendo mais facilidade para editar a nota de débito online.

Para uma nota de débito editável, baixe nosso modelo de nota de débito em excel grátis. O modelo de nota de débito ideal para o reembolso de despesas.

Qual a diferença entre fatura, nota de crédito e nota de débito?

A fatura, a nota de crédito e a nota de débito são documentos utilizados em transações comerciais. A principal diferença entre fatura e nota de débito é a finalidade desses documentos, veja a seguir os dois tipos de nota de débito. A Nota de débito tem saldo positivo e a nota de crédito tem saldo negativo.

Fatura

A fatura aponta um pagamento que será efetuado futuramente, mas que não está ligado ao recolhimento de tributos. Ela é a solicitação de pagamento após realizada uma venda ou prestação de serviço. A fatura e nota de débito tem em comum se tratar dos valores que entrarão nas contas ou no sistema.

Nota de crédito

Diferente da fatura, está relacionada ao saldo negativo, apontando o crédito que a empresa tem dentro do resumo de contas, normalmente usada para fornecedores. Trata-se do valor que será deduzido ou creditado na conta do cliente e serve para corrigir ou ajustar a fatura. Pode ser emitida pela empresa ou solicitada pelo cliente.

Nota de débito

Esse tipo de nota débito é um documento que se refere ao saldo positivo. Ou seja, aquilo que a empresa precisará receber devido às despesas decorrentes da realização do serviço, normalmente usada para clientes. Essas despesas geram um valor adicional a fatura que será cobrado e registrado em uma transação de reembolso.

Como emitir uma nota de débito?

Agora que você já sabe o que é nota de débito, chegou a hora de emitir uma nota de débito. Para isso, listamos os principais pontos para conferência e a emissão correta da nota de débito. Esse passo a passo tem como objetivo facilitar a rotina de gestão e reembolso de despesas da sua empresa.

Reúna todas as informações necessárias;
Personalize o modelo de nota de débito ideal para a sua empresa, conforme os requisitos fiscais;
Preencha e revise todos detalhes referente às despesas e valores;
Atribua um número de referência exclusivo para a nota de débito;
Comunique o motivo do débito para a empresa destinatária e esclareça qualquer dúvida;
Armazene e registre cópias da nota de débito e todos os comprovantes envolvidos para fins contábeis;
Verifique se a nota de débito está em conformidade com as políticas internas e os regulamentos comerciais aplicáveis.

Recapitulando, a nota de débito é uma ferramenta essencial para o controle financeiro de uma empresa. Ela permite registrar e cobrar reembolsos de despesas, auxiliando na manutenção do fluxo de caixa e na garantia de recebimentos pontuais. Além disso, a nota de débito é legal, o que comprova a existência da dívida e pode ser utilizado como base para ações de cobrança e negociação.

Ao utilizar corretamente a nota de débito, uma empresa pode evitar a inadimplência, manter um relacionamento transparente com seus clientes e preservar sua saúde financeira.

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