Níveis de aprovação de despesas corporativas: O que devo saber?

Por Yanick Gudim · 21 jun 2019

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Uma das principais tarefas de uma boa gestão empresarial é diminuir os gastos e, com isso, aumentar os lucros da empresa. No caso de viagens ou compromissos a trabalho, os quais têm se tornado uma das grandes despesas corporativas na atualidade, essa organização passa pela determinação de uma efetiva política de reembolso, que deixa claro quem autoriza os pagamentos aos funcionários.

Com esse processo de reembolso bem definido e conhecido por todos os colaboradores, haverá um controle maior sobre os gastos da empresa e o desperdício de dinheiro será evitado. Além disso, ao ter bem determinado esse fluxo de aprovação de gastos fica mais simples para as lideranças responsáveis aprovarem qualquer solicitação de viagem.

Outro ponto importante é o fato de que esse controle do sistema de reembolso evita que ocorra algum problema na contabilidade da empresa por falta de informações sobre os gastos. Com isso, também diminui a ocorrência de erros no pagamento de impostos, deixando a empresa em situação legal perante o fisco, já que essas despesas também fazem parte dos gastos da organização.

Interessou-se pelo assunto? Então continue lendo este artigo para saber como controlar as despesas corporativas relacionadas a viagens, quais os níveis de aprovação mais comuns dentro de uma empresa e como um software de gestão de reembolso pode facilitar todo esse processo.

Como controlar as despesas corporativas?

Como já mencionado anteriormente, uma política de reembolso não serve apenas para determinar em quais casos será pago o reembolso ao funcionário, mas também para criar um melhor controle das despesas corporativas da empresa. Essa política também é de extrema importância para prever os possíveis gastos, criando um melhor planejamento para cada viagem.

Saber quanto gasta cada um dos funcionários durante uma viagem corporativa gera uma maior organização do processo e melhora o planejamento de futuras viagens. Além disso, a partir desse maior conhecimento dos gastos, também é possível se precaver de possíveis fraudes durante o processo de reembolso, evitando que alguma das partes saia prejudicada.

Um exemplo comum de fraude que pode acontecer em diversas corporações, inclusive na sua, são os casos em que profissionais mal intencionados “perdem” propositalmente os comprovantes de gastos. Com isso, os colaboradores passam a definir o valor que esperam receber de reembolso e, geralmente, apresentam sempre um valor maior do que aquele que deveria constar na nota fiscal.

No entanto, apesar desses possíveis casos de fraudes, a criação e monitoramento de um processo de reembolso que seja conhecido por todos garante um maior incentivo durante a realização de uma viagem, devido à segurança do posterior ressarcimento. Os colaboradores também confiam mais em empresas que determinam os seus processos de maneira clara e transparente.

Níveis de aprovação

A partir da definição da política de reembolso, com todas as regras e determinações para que possa ocorrer o ressarcimento, uma empresa também estabelece quais profissionais serão responsáveis por avaliar e aprovar os gastos de outros funcionários. Entenda que o apresentado aqui é o considerado mais comum dentro do mundo empresarial, podendo ter variações devido ao tamanho e ao modelo de gestão de cada organização.

Com esse cenário bem claro, veja abaixo os principais níveis de aprovação de despesas corporativas com viagens que existem:

Supervisor imediato

Como o próprio nome já sugere, o profissional que ocupa o cargo de supervisor imediato é aquele que fica responsável por monitorar e controlar de maneira mais próxima um departamento da empresa, como o supervisor do time de vendedores, por exemplo. Esse profissional está ligado com a avaliação do cumprimento das metas estipuladas e dos indicadores de desempenho.

Devido a esse contato direto com a equipe de vendedores, seguindo o nosso exemplo, o supervisor imediato fica em uma posição de solucionar qualquer emergência que possa aparecer. Enquanto isso, na questão específica do reembolso, esse profissional fica responsável por avaliar e validar os relatórios de gastos dos funcionários que estejam em cargos inferiores ao dele, conferindo se todos os quesitos estão dentro da política estabelecida na empresa.

Dessa forma, cada supervisor é responsável pela validação dos gastos da sua equipe, como do time de vendas, seguindo o nosso exemplo inicial. Após essa conferência dos gastos, o supervisor imediato encaminha esses relatórios previamente validados para o próximo nível de aprovação, que seria dos diretores ou gerentes da empresa.

Gerente

A posição de um gerente fica acima do supervisor imediato e, dessa forma, apresenta maiores obrigações e responsabilidades. É preciso entender que podem existir diversos gerentes dentro de uma empresa, com cada profissional sendo designado para cuidar de uma determinada área.

Os profissionais nessa posição possuem a obrigação de definir os objetivos de cada área, sempre levando em consideração o objetivo geral da empresa, e decidir qual o trabalho que precisa ser realizado para atingir as metas. Já em relação ao reembolso, os diretores ficam responsáveis por fazer uma última conferência dos gastos e aprovar ou não os pagamentos dos relatórios já validados pelos supervisores imediatos de cada área.

Além disso, esses profissionais também ficam incumbidos de validarem os relatórios de reembolso dos supervisores imediatos, caso eles também realizem viagens corporativas. Mas, nessas situações, o gerente já aprova diretamente o pagamento do ressarcimento, sem a necessidade da aprovação de outra pessoa, por ser um cargo de confiança dentro da empresa.

Sócio/Diretor

Um dos cargos mais altos dentro da hierarquia de uma empresa, os diretores podem realizar planejamentos estratégicos, gerenciar um setor, formar a cultura de uma empresa (elaborando políticas), gerar e analisar relatórios, etc. Dentro do fluxo de de reembolso, o diretor poderá aprovar as despesas dos gerentes e validar despesas de colaboradores do seu setor, por sua vez, as despesas de um diretor só poderão ser aprovadas por outro diretor.

Esse cargo também possui a responsabilidade de dar o aval final no caso de alguma dúvida relacionada a despesas corporativas em viagens de funcionários e o possível reembolso, além de aprovar as despesas corporativas dos gerentes, dependendo da empresa.

Software de reembolso

Uma maneira de facilitar as aprovações das despesas corporativas e também de garantir que ninguém saia prejudicado, tanto a empresa quanto o funcionário, é contar com o auxílio de um software de reembolso. Veja abaixo algumas vantagens desses produtos:

1. Redução de tempo gasto;
2. Diminuição de falhas que, por consequência, gera uma contenção de gastos;
3. Maior facilidade de gestão do reembolso.

Conclusão

De uma maneira geral, a definição dos cargos que aprovam as despesas corporativas torna uma política de reembolso ainda mais clara e eficiente para os funcionários. Esse sistema também evita a ocorrência de fraudes mais graves, já que a conferência dos gastos estará nas mãos de profissionais de cargos superiores.

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