6 passos simples montar uma ótima planilha de gestão financeira
A gestão financeira é um dos principais desafios encontrados na rotina de uma empresa. Para manter a saúde da operação, no entanto, é preciso organização e disciplina.
Uma pesquisa realizada em 2019 pela Gartner aponta que 61% das PMEs do Brasil utilizam o Microsoft Excel ou outros softwares de planilhas em sua gestão.
Ao mesmo tempo que muitas estão adotando soluções tecnológicas, 25% das empresas ainda utilizam papel e caneta, mas esqueça essa ideia.
Pensando nisso, uma das formas mais ágeis, fáceis e eficientes é a planilha. Você deve estar se perguntando: “certo, mas por onde eu começo?”
Ao longo deste conteúdo vamos mostrar, de maneira simples, como montar uma planilha de gestão financeira para controlar os ativos da sua empresa.
Antes, porém, é preciso entender o porquê e como ela vai auxiliar sua rotina.
Primeiramente, você verá que é neste documento que terá o domínio sobre os números, métricas e informações necessárias para não deixar passar nenhuma movimentação.
O melhor caminho para uma gestão mais eficiente é a transformação digital.
Por esse motivo, a planilha é a solução com o melhor custo-benefício para trazer mais tecnologia para os processos financeiros.
Montar uma para a sua empresa pode parecer difícil no primeiro momento, mas há alguns passos simples para elaborar uma que atenda perfeitamente às suas necessidades.
Acompanhe a leitura e veja o passo a passo que preparamos para te ajudar a montar uma planilha de gestão financeira e ganhar muito mais tempo.
1. Estruture a planilha da forma mais simples possível
Nem todos têm habilidades avançadas em Excel ou outras ferramentas do tipo. Pense em uma estrutura simples, para que todos os colaboradores consigam alimentá-la e acompanhá-la.
O ideal é que o documento seja apenas preenchido quando estiver pronto. Use fórmulas e outras facilidades que mantenham o arquivo o mais automatizado possível.
2. Defina as categorias das receitas e despesas
Para organizar tudo que entra e sai é preciso ter um padrão para cada tipo de movimentação que a empresa faz.
Muitos costumam separar apenas em despesas e receitas. Se você busca mais detalhamento e controle, porém, vá além e crie categorias diversas para cada entrada e saída.
Confira alguns exemplos abaixo:
Despesas
- Tributárias
- Trabalhistas
- Operacionais
- Administrativas
Receitas
- Serviços
- Vendas de mercadoria
- Operacionais
- Eventuais
Esses são alguns exemplos utilizados por diversas empresas, mas lembre-se: personalize a planilha ao máximo para a realidade da sua empresa.
Mesmo utilizando modelos prontos, adapte-a de acordo com as necessidades individuais do seu negócio.
Dica extra: não se esqueça de criar uma aba apenas para as categorias. Assim fica muito mais fácil de relembrá-las e também ensinar o processo para novos funcionários.
3. Crie um padrão para detalhar os itens na planilha
Ao definir as colunas da planilha, confira os dados necessários para ter o controle adequado de cada movimentação. Informações como data, histórico, categoria, tipo e também o saldo são essenciais.
Essa dica é importantíssima para o momento de colocá-la em prática. Uma vez que há um padrão definido, o preenchimento do conteúdo será mais rápido e eficiente, alinhando o processo de registro e também o acompanhamento.
4. Separe uma aba para cada mês
Na maioria das vezes, o balanço financeiro é feito mensalmente. Por isso, esse modelo de organização provavelmente funcionará perfeitamente para o seu negócio.
Após definir a estrutura inicial, a copie em novas abas e separe uma para cada mês. Organizar dessa maneira facilitará tanto no momento do registro das movimentações quanto nas análises posteriores.
Mesmo que haja uma coluna para a data, ao separar os meses para fazer alguma revisão ou relatório, o recorte já estará feito. Isso evita possíveis erros humanos e reduz o risco de falhas na análise.
5. Crie uma seção de metas dentro da planilha
Esse conjunto de dados é muito interessante para a sua planilha. Investimentos, contratações e outros gastos de maior valor poderão ser registrados e acompanhados de perto nessa seção.
Ao criar metas, é possível monitorar o quão perto a empresa está de conseguir arcar com os custos previstos sem comprometer outras despesas.
É claro que os objetivos mudam com o tempo. Contudo, uma vez que você define metas como essas, fica claro quais devem ser os próximos passos e também apontar erros e acertos até o momento da análise.
Lembre-se: de tempos em tempos, as metas devem ser revisadas para entender o momento atual da companhia e se elas ainda fazem sentido.
6. Coloque instruções ao longo do arquivo
Se a planilha for utilizada por outros colaboradores, é fundamental que haja instruções de uso. Sem isso, o registro de movimentações pode acabar sem padrão e o documento perderá seu propósito.
Colocar caixas de instruções simples e lembretes no arquivo ajuda a manter a organização, fazendo com que todos consigam preencher da forma correta.
Pense em frases rápidas e gatilhos simples. A ideia central é apenas lembrar de detalhes e outras ações que passam despercebidas com frequência. Assim, aqueles pequenos erros serão evitados.
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