De 600 a zero faturas atrasadas: a revolução nos reembolsos da RGIS

Por Yannick Gudim · 5 abr 2021

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A RGIS

RGIS é uma sigla que na sua fundação representava “Retail Grocery Inventory Specialist (Especialistas em gestão de ativos para Varejo e Indústria)”. Hoje, a empresa diversificou e expandiu seus negócios para vários segmentos, com equipes em mais de 40 países.

Fundada em 1958, a companhia conta com mais de 34 mil funcionários que realizam cerca de 1.400 inventários por dia.

Um de seus pontos fortes é a tecnologia móvel, aplicada por meio de equipamentos projetados especialmente para a captura de informações precisas de inventário.

Com muitos colaboradores realizando trabalhos fora dos escritórios e precisando fazer viagens corporativas de forma recorrente, a empresa precisa lidar com um alto volume de reembolsos de despesas. Até então, esse processo era analógico e pouco eficiente.

Quando os gestores da RGIS conheceram a Flash Expense, conseguiram revolucionar o processo de reembolso de despesas corporativas.

Quais eram os problemas?

A RGIS gerenciava reembolsos, adiantamentos, cartões corporativos e fundos fixos de cerca de 300 funcionários manualmente.

Confira abaixo como o processo funcionava antes da implementação do nosso software:

1. Entrega manual de recibos

Era preciso que o colaborador se deslocasse até o escritório da empresa em sua cidade para entregar todos os comprovantes e documentos. Isso gerava perda de tempo e ainda mais custos, uma vez que esses profissionais trabalham diariamente fora da sede.

2. Registro de despesas analógico

Para cada nota entregue, era preciso colá-las em uma folha de papel A4, descrever o motivo para o reembolso, os detalhes de centro de custo, categoria, cliente e projeto. Só depois alguém fazia a entrada em uma planilha para back-up no sharepoint da empresa.

3. Processo pouco efetivo e gastos desnecessários

Do escritório, os papéis eram transportados para a sede, em São Paulo, via malote para armazenamento físico dos comprovantes e prestações de contas.

Além dos custos com o malote, a empresa tinha que arcar com o deslocamento do funcionário, que recebia reembolso do transporte e alimentação no dia em que ia até a empresa. Era um dia de trabalho perdido.

Uma vez que os documentos chegavam ao escritório administrativo central, os responsáveis conferiam um por um. Usavam as planilhas do sharepoint para tabelar os dados e dar entrada no sistema contábil.

Se alguma informação faltava, era preciso notificar o solicitante e, assim, o processo todo deveria ser refeito.

Como a Flash Expense ajudou a RGIS?

Observando a demora de todo o processo de reembolso, a RGIS resolveu investir no sistema da Flash Expense. Por meio do aplicativo, todas as etapas foram facilitadas e os colaboradores, agora, podem enviar documentação de qualquer lugar apenas com o celular.

Hoje, há 300 usuários da RGIS utilizando diariamente a plataforma integrada da Flash Expense.

Veja alguns benefícios do sistema observados por eles:

Redução no número de fraudes

O processo de aprovação passou a ser mais transparente, inibindo qualquer tipo de tentativa de burlar o sistema.

Eliminação de custos desnecessários

Antes, mesmo as faturas de cartão de crédito sendo pagas em dia, a baixa contábil atrasava meses devido ao processo complexo. A empresa eliminou todas as prestações de contas atrasadas e, hoje, não há mais fila.

Agilidade no reembolso dos colaboradores

A RGIS demorava até 20 dias para ressarcir seus funcionários. Após a implementação, esse período caiu para apenas 7 dias.

Flexibilidade para organizar os custos

Por meio de campos customizados na plataforma, a RGIS conseguiu otimizar todo o processo de reembolsos de forma inédita.

Relatórios personalizados com divisão de despesas

Os gestores conseguiram organizar as despesas em centros de custo ou categoria. Isso criou uma visualização muito mais transparente e que mostra todos os possíveis pontos de melhoria no processo.

Hoje, os funcionários da RGIS não precisam se deslocar para entregar suas solicitações de reembolso. Com verificação em tempo real, podem submeter pelo aplicativo e saber, na hora, se está tudo certo.

Alex Araujo, supervisor de controladoria na RGIS, conta que houve uma transformação na cultura da empresa com a implementação.

"Tivemos um impacto positivo relevante no resultado da empresa, na cultura interna e no comportamento dos nossos colaboradores em relação às despesas."

Alex Araujo, Supervisor de Controladoria da RGIS

Outro ponto importante foi a recepção da equipe. A implementação da ferramenta não encontrou resistência e, desde o início, foi possível enxergar resultados positivos.

"A interface é amigável, intuitiva e robusta, além de possuir total suporte especializado ao usuário e excelente custo-benefício. Desde o início ocorreu uma redução de tempo notável na entrada, aprovação e pagamento das despesas."

Alex Araujo, Supervisor de Controladoria da RGIS

Alex também relata que não vê a Flash Expense apenas como uma ferramenta de reembolso, mas sim como uma solução completa de despesas corporativas. Com os relatórios mais objetivos, foi possível identificar muitas oportunidades de economia.

Conheça a Flash Expense

Como você viu, as vantagens que a ferramenta da Flash Expense trouxe foram muito bem recebidas pelo time da RGIS! Nossa plataforma de gestão de despesas corporativas foi desenvolvida para otimizar processos e trazer mais agilidade ao dia a dia dos times.

Além de uma solução inédita de cartão corporativo, que integra em um único plástico despesas corporativas com benefícios pessoais, como alimentação, mobilidade, educação e saúde, oferecemos três tipos de planos de acordo com a necessidade da sua companhia.

As opções atendem pequenas, médias e grandes empresas, possibilitando acesso a um sistema intuitivo, seguro e integrado. Quer descomplicar a sua gestão de despesas corporativas? Acesse a página oficial da Flash Expense, selecione o plano que mais atende suas demandas da companhia e agende uma demonstração gratuita agora mesmo.