Otimização dos processos de reembolso na Otmix

Por Yannick Gudim · 7 jun 2023

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Os desafios da Otmix

A Otmix é uma empresa de construções e montagens industriais e eletromecânicas. Seu principal diferencial é a equipe altamente qualificada e multidisciplinar.

Os colaboradores desempenham diversos projetos em diferentes cidades e estados por todo Brasil, tornando os processos de reembolso manuais demorados e complexos. Sem nenhum fluxo onde os colaboradores fossem responsáveis pela prestação de contas, a gestão era bastante dificultada.

O tempo para contabilizar e registrar os comprovantes, de em média 30 funcionários, era muito maior do que o necessário. Os relatórios também eram feitos manualmente. Ou seja, cada colaborador criava a sua própria planilha, e a falta de padronização gerava alguns prejuízos além do tempo, como a perda dos recibos e fraudes nos reembolsos.

Mais mobilidade e conexão na Otmix

Com a integração dos funcionários à plataforma, em abril de 2022, a Otmix conseguiu administrar com facilidade as rotinas de reembolso. O alinhamento via chat com a equipe da Flash Expense amparou todas as dúvidas sobre como preencher as informações na plataforma, corrigir erros e utilizar o aplicativo para acompanhamento dos depósitos e solicitações de reembolso.

A perda de notas e recibos foi sanada com a digitalização dos comprovantes em tempo real pelo aplicativo. Agora, os reembolsos dependem das boas práticas e administração dos colaboradores, enquanto o gestor tem muito mais tempo para monitorar os relatórios e desempenhar outras tarefas.

Essa autonomia trouxe para a Otmix mais mobilidade, conexão e confiança nos colaboradores. Das pequenas até as maiores despesas, tudo está pautado na plataforma, gerando um histórico e relatórios eficientes. Os processos melhoraram para todos graças aos novos processos e a juntamente a uma política de reembolsos bem estabelecida.

100% de suporte

Auxílio na implementação e adaptação da plataforma.

Mais eficiência

Tarefas complexas passaram a ser facilitadas com o uso da plataforma.

Digitalização de documentos

Todos os comprovantes são digitalizados e armazenados online.

Atualização em tempo real

Todas as solicitações são feitas e acompanhadas pelos usuários e gestores simultaneamente e diretamente pelo aplicativo.

Dados acessíveis

A Otmix não tinha acesso às suas informações, o que dificultava auditorias.

Agilidade nos processos

Redução significativa no tempo gasto dos relatórios de reembolso.

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