Como funciona a gestão de custos na empresa e 9 dicas para fazer de forma estratégica

Por Yanick Gudim · 27 mai 2022

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Uma boa gestão de custos é fundamental para garantir a saúde e o cumprimento do planejamento financeiro de uma empresa. Quando não é bem feita, a margem de lucro, margem bruta, volume de vendas e a própria longevidade da organização são comprometidas.

A gestão de custos é a atividade que coordena os insumos e produtos ou serviços. Na gestão baseada no custeio ABC, por exemplo, gere a mão de obra, matéria-prima e tecnologia para convertê-las em resultado da forma mais eficiente possível.

Ela se faz tão importante porque o preço final de um serviço ou produto é diretamente influenciado pelos valores investidos nele. Dessa forma, uma otimização ou redução de custos só é possível com uma boa gestão.

Nesse artigo vamos abordar os principais pontos da gestão de custos e vamos explicar como fazê-la sob a perspectiva da administração baseada em custeio por atividade.

O que é gestão de custos?

A gestão de custos é um conjunto de medidas integradas e particulares que são tomadas para satisfazer questões empresariais. Isso pode ir desde a procura por novos fornecedores até o investimento em tecnologias para automatizar e otimizar processos.

Um dos bens mais valiosos que se existe é o tempo e ele gera muito valor, quando otimizado. Tempo perdido em processos burocráticos, por exemplo, é um tempo perdido que poderia ser investido em questões que trazem retorno financeiro.

Além disso, a boa gestão de custos tem capacidade de maximizar lucros. A lucratividade e rentabilidade de um negócio não depende somente da receita, mas também das despesas. Pense que o rendimento é o resultado de uma função entre os custos e as vendas.

Dessa forma, quem almeja lucro precisa conter gastos. O lucro e os custos são inversamente proporcionais, ou seja, o lucro só será máximo se os custos forem mínimos.

Para enxergar o que pode ser melhorado é importante calcular os KPIs financeiros, que mostrarão quais gastos estão sendo maiores do que deveriam.

7 tipos de custos em uma empresa

Para fazer uma boa gestão de custos é importante saber quais são os custos decorrentes das atividades da organização. Eles podem ser separados por setor - operacional, de vendas, administrativo, etc -, e conforme sua natureza. Os mais conhecidos são os custos fixos e variáveis, mas traremos aqui mais 5.

1. Custo fixo: custos fixos são aqueles que não se alteram com o aumento ou diminuição da produtividade
2. Custo variável: os custos variáveis acompanham e oscilam junto com o aumento da venda ou produção
3. Custo direto: custos diretos é todo gasto que pode ser diretamente ligado à produção de um bem ou entrega do serviço
4. Custo indireto: custo indireto é o oposto do direto, ou seja, não é facilmente relacionado à atividade da empresa
5. Custo total: o valor somado de todos os custos para a produção de um bem ou serviço
6. Custo marginal: o custo marginal é a mudança no custo total ocorrida pelo aumento de produção de algum serviço ou produto
7. Custo de oportunidade: é o custo de aproveitar uma oportunidade de mercado ou de perdê-la.

Como funciona a gestão de custos?

A gestão estratégica de custos envolve entender diversas questões, como a diferença entre custos fixos e variáveis na empresa, que falaremos um pouco mais à frente. De forma reduzida, a gestão de custos funciona da seguinte forma:

1. compreensão dos custos: essa etapa envolve identificar quais são os custos fixo e variáveis e quais são as despesas operacionais e administrativas. Gastos esses que envolvem mão de obra, matéria-prima, energia elétrica, etc;

2. precificação do produto ou serviço: após compreender quais são todos os gastos envolvidos para produzir um bem ou para realizar um serviço, é necessário precificá-lo. Ao colocar valores muito baixos, o lucro é menor, mas se for muito alto, as vendas podem ser baixas, comprometendo o lucro da mesma forma;

3. redução de custos: a redução de custos é a melhor forma de maximizar lucros. Para fazer isso, no entanto, é preciso se atentar à qualidade do que é ofertado. Se a qualidade do produto ou serviço cair, as vendas também cairão. A estratégia de redução passa por fazer acordos com fornecedores ou trocá-los, encontrar soluções que otimizem o dia a dia e aumentar a geração de valor dos colaboradores.

Como fazer uma gestão estratégica de custos?

O gestor financeiro sabe que é preciso acompanhar indicadores para medir a eficiência de suas medidas. Mais do que isso, ele conhece diversas formas de fazer gestão de custos e diferentes conceitos.

Você encontrará aqui informações sobre a administração de custos sob a perspectiva da Gestão Baseada em Custeio por Atividade. Essa ideia multidisciplinar foca nas atividades como forma de maximizar lucro e o valor percebido pelos consumidores.

Esse modelo de gestão usa como base o Custeio Baseado em Atividade ou Custeio ABC e apresenta os seguintes princípios:

1. os custos não ocorrem, são causados;
2. as atividades que são geridas e não os recursos e custos;
3. as atividades devem ser feitas pensando nos clientes;
4. as atividades dos processos devem ser enxugadas para garantir agilidade, menor custo e mais qualidade;
5. eliminar ou reduzir atividades que não geram valor e/ou são duplicadas, refeitas e desnecessárias;
6. buscar melhoria contínua;
7. executar as atividades corretamente e uma única vez;
8. otimizar e realizar o processo certo e não a atividade da forma certa.

A checagem, mapeamento, além do entendimento do quando e por que calcular os indicadores financeiros é fundamental. Entretanto, isso leva um tempo e é trabalhoso. A pesquisa toma horas valiosas de um gestor, que poderia se concentrar em outras tarefas.

Dessa forma, a checagem dos indicadores para avaliar riscos e promover melhores resultados precisa ser otimizada. Pois, só assim é possível focar mais tempo e esforço nisso. Para ganhar tempo, baixe nossa Guia de indicadores financeiros.

9 passos para fazer uma gestão estratégica de custos

O sistema de Gestão Baseada em Atividades ou Gestão ABM, que tem como base as informações do Custeio ABC, visa gerenciar uma empresa de forma que entregue o máximo de valor. Entretanto, para fazer isso é necessário seguir alguns passos, são eles:

1. análise;
2. planejamento;
3. desenvolvimento;
4. mapeamento;
5. custeio;
6. análise de qualidade;
7. análise de informações;
8. definição de medidas;
9. análise de medidas.

1. Análise

A primeira etapa é analisar o ambiente interno e externo da organização. No que diz respeito à parte interna é necessário ponderar o que ela almeja, as estratégias e o que seus consumidores esperam e precisam.

Além disso, é preciso analisar os mercados visados, o ambiente e a cultura organizacional, e os processos internos em que pode haver desperdício. Com isso é possível visualizar os caminhos que podem ser seguidos para fazer o controle de gastos na empresa.

Já no ambiente externo, a análise envolve principalmente acompanhar os concorrentes e verificar quais são as possíveis ameaças.

2. Planejamento

Seja no planejamento de viagens corporativas ou de um orçamento como é o caso aqui, nessa fase é preciso entender os objetivos da gestão, os problemas que se pretende resolver com ela e quais decisões serão tomadas com base em quais informações.

É necessário também compreender melhor os custos dos processos e bens, bem como quais podem ser melhorados.

Quando se tem todas essas questões alinhadas na etapa de planejamento, os caminhos visualizados anteriormente podem se confirmar ou serem adaptados.

3. Desenvolvimento

Depois de ter analisado o cenário e planejado a gestão é hora de desenvolvê-la. Esse passo pode ser dividido em dois: visão vertical e horizontal. O primeiro envolve atribuir custos aos processos e bens ou serviços. O segundo é fazer uma análise qualitativa.

Para que essa etapa seja realmente eficaz é necessário que haja a compreensão das atividades de um processo. Por isso, para atingir esse objetivo é preciso mapear todos eles.

É possível criar categorias como producente, neutro e contraproducente e pedir para os colaboradores separarem. Tudo que ajude a qualificá-los é válido.

4. Mapeamento

Uma das melhores ferramentas para fazer o mapeamento são os fluxogramas. Eles permitem uma visualização e compreensão das atividades e como se relacionam. Essa é uma etapa muito importante para entender as atividades que serão geridas.

5. Custeio

O primeiro passo do custeio é identificar o custo, seja dos processos isolados ou que levam ao produto final. Feito isso é necessário medir os recursos alocados e depois calculá-los conforme a atividade.

6. Análise de qualidade

A análise de qualidade envolve entender porque aquele custo é provocado e de que maneira ele pode ser melhor aproveitado. Nesse momento é verificado como os processos podem ser otimizados para gerar mais valor. Mas, lembre-se, a qualidade do bem ou serviço não pode ser comprometida.

7. Análise de informações

Para que as atividades desempenhadas tenham o máximo de aproveitamento é necessário observar as que geram ou não valor. Só priorizando as que mais trazem retorno, melhorando as que precisam e eliminando as desnecessárias o lucro aumenta e erros de gestão financeira são evitados.

Ao analisar os recursos consumidos para a produção de determinada operação - como salários, telefone, internet, etc - é possível ver onde cabe a contenção.

8. Definição de medidas

Depois de coletar e analisar as informações é hora de definir as medidas a serem tomadas e os responsáveis por elas. Só colher e examinar dados não muda nada, afinal. Por isso, o plano deve ser definido com clareza e metas.

As medidas podem envolver a troca de fornecedores ou negociação com eles, a escolha de uma solução tecnológica, entre outros.

9. Análise de medidas

O constante acompanhamento e análise das medidas implementadas é fundamental para evoluir os processos. Só conferindo-os de tempos em tempos é possível ver o que pode ser melhorado e quando é necessário reiniciar o processo.

3 formas de otimizar e evitar erros na gestão de custos

Para fazer uma boa gestão é necessário tomar alguns cuidados e evitar erros que, mesmo com boa intenção, causam grandes estragos. Além disso, é necessário se aliar a ferramentas que ajudem. É possível melhorar a sua gestão das seguintes formas:

• análise de riscos;
  redução de custos consciente;
  tecnologia.

Análise de riscos

É imprescindível fazer uma análise dos riscos financeiros dentro de uma organização para ter uma boa gestão financeira. Sem medir o possível impacto negativo de um investimento ou ação, a saúde financeira do negócio está em jogo.

Para evitar esse tipo de problema existe a gestão de risco, cálculo da probabilidade de um imprevisto ou prejuízo acontecer. Para isso criam-se novas oportunidades, valor é gerado e a competitividade é ampliada.

Redução de custos consciente

Um erro muito comum na gestão financeira é cortar custos sem critérios bem definidos ou sem critério algum. Diminuir custos para maximizar lucros é o desejo de muitos gestores e bem vindo. Mas, fazer isso sem estudar pode levar à queda de qualidade do produto ou serviço prestado.

Em alguns casos pode até colocar colaboradores em perigo, como é o caso das viagens corporativas e o Duty of Care.

Tecnologia

A tecnologia é uma poderosa aliada na gestão de custos de qualquer empresa. Ela ajuda tanto a evitar erros ao calcular despesas de viagens corporativas quanto a otimizar gastos de forma inteligente.

A Flash Expense oferece a ferramenta Integração Contábil & ERP que automatiza todos os lançamentos de despesas. Ela evita a necessidade de fazer mais de um registro em diferentes sistemas e diminui a chance de erros.

Por outro lado, o Analytics e Relatórios reúne todas as informações e relatórios referente a despesas em um único painel. Com a visualização facilitada, o mapeamento e análise de informações que citamos nesse artigo são descomplicados.

A Flash Expense transforma a sua gestão financeira de despesas com facilidade e praticidade. Está pronto para abraçar a mudança?