Gestão de despesas

O que são gastos essenciais, exemplos, como organizar e como gerir em 6 passos simples

Por Yanick Gudim · 27 mar 2023
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A gestão financeira depende da correta administração do seu fluxo de caixa, de todas as suas despesas, essenciais ou não, além de um bom planejamento. O mau emprego dos recursos financeiros pode levar a platôs ou declínios, enquanto desperdícios podem criar problemas nos cofres.

No entanto, algumas pessoas se perguntam: o que é um gasto essencial? Quando se fala deste tipo de despesa pessoal, muitos sabem responder, mas quando se trata de finanças corporativas, muitos não.

Ao pensar em gastos essenciais empresariais, deve-se pensar, naqueles que estão ligados à manutenção das atividades ou ao exercício delas em si. Os custos fixos e variáveis, por exemplo, são gastos essenciais para que uma organização funcione.

Afinal, caso não haja matéria-prima, energia elétrica ou um espaço físico, dificilmente produtos e serviços podem ser ofertados. Com isso, os gastos essenciais são aqueles indispensáveis para a sobrevivência de um negócio.

Se no âmbito pessoal eles garantem uma vida digna e saudável, no mundo organizacional eles mantêm a saúde financeira e produtividade de uma empresa.

Continue lendo este artigo. Aqui, vamos abordar os principais tópicos sobre o assunto e te fornecer um guia rápido sobre os gastos empresariais essenciais, necessários e supérfluos.

Quais as diferenças entre gastos essenciais, necessários e supérfluos?

Os essenciais são aqueles sem os quais uma empresa não pode funcionar. Ou seja, são os gastos para sua manutenção, desenvolvimento e desempenho de suas atividades. Por outro lado, os gastos necessários, apesar de garantir saúde financeira e funcionamento, não são indispensáveis para o funcionamento, podendo ser mais facilmente cortados.

Por último, os gastos supérfluos ou desperdícios dizem respeito aos diferentes tipos de fraudes e saídas de recursos que poderiam ser evitadas. Um processo altamente custoso, demorado e pouco eficiente, por exemplo, pode ser considerado um gasto desnecessário.

Além disso, a falta de uma política de viagens corporativas e de reembolso pode gerar estas despesas extravagantes. Existem muitos restaurantes caros e almoços com um clientes podem custar facilmente R$ 300.

Mesmo assim, o colaborador pode gastar metade disso se houver diretrizes sobre o assunto, evitando este tipo de desperdício. No entanto, é preciso tomar cuidado com a questão, já que ela se estende para passagens aéreas, hospedagens, transportes e mais.

Exemplos de gastos essenciais

  • folha de pagamento;
  • energia elétrica;
  • matéria-prima;
  • encargos trabalhistas;
  • logística e entrega;
  • aluguel;
  • impostos;
  • internet.

Exemplos de gastos necessários

  • pesquisa e desenvolvimento;
  • materiais de escritório;
  • horas extras;
  • abonos e premiações;
  • viagens corporativas;
  • marketing;
  • serviços contratados (segurança, consultoria, advogados);
  • benefícios;
  • limpeza.

Exemplos de gastos supérfluos e desperdícios

  • processos onerosos;
  • fraudes;
  • despesas extravagantes (restaurantes caros, primeira classe, etc).

Como organizar os gastos essenciais da empresa?

O dia a dia do setor financeiro é cheio de processos, checagem de informações, análises e projeções. Para organizar estas saídas, o gestor financeiro pode contar com uma planilha e, para isso, deve separá-las em categorias.

Caso deseje, é possível fazer o controle na mesma planilha do fluxo de caixa, categorizando os gastos nas saídas. Ao fazer isso, a visão sobre estes gastos é ainda mais ampla e, como as entradas estão no mesmo documento, o gestor visualiza melhor seus impactos.

Para administrar os gastos essenciais, necessários e supérfluos é fundamental contar com as ferramentas certas. Ao contar com os processos corretos, a organização tem em mãos o necessário para verificar e administrar suas reduções de custos, cortes e aprimoramentos.

Dessa forma, caso algum gasto esteja gerando desperdícios e oferecendo riscos, rapidamente ele será identificado e corrigido. Confira a seguir o que pode ser usado para checar e corrigir estes problemas:

  1. orçamentos;
  2. planejamentos;
  3. gestão de custos;
  4. políticas e diretrizes;
  5. análises de indicadores;
  6. tecnologia e ferramentas.

1. Orçamentos

A construção de orçamentos é essencial como uma forma de controle e gestão daquilo que é gasto. Um orçamento matricial, por exemplo, permite visualizar quais são os agentes que geram determinados custos ou despesas.

Com isso, a visualização de centros de custos é ainda melhor, promovendo um conhecimento detalhado dos gastos. Além disso, os recursos são usados com mais inteligência e a comparação das saídas é facilitada com orçamentos, o que também permite a definição de metas e objetivos.

2. Planejamentos

Os planejamentos financeiros, orçamentários e tributários são fundamentais para assegurar uma boa gestão dos gastos. Enquanto o financeiro cuida do fluxo de caixa, capital de giro e outros, o planejamento orçamentário define as diretrizes para o crescimento ou manutenção da empresa.

Com isso, este documento mapeia o que e quando deve ser gasto, definindo valores ideias para cada categoria de despesa. Enquanto isso, o planejamento tributário estuda formas de reduzir o pagamento de impostos de forma legal.

Dessa forma, sejam para gastos essenciais, necessários ou supérfluos, os planejamentos são essenciais para garantir seu bom funcionamento.

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3. Gestão de custos

Outro ponto que ajuda os gestores a administrar os gastos é o método da gestão de custos. Neste processo, cada atividade é estudada individualmente, possibilitando que o mesmo seja precificado.

Assim, os responsáveis financeiros entendem se há algo na rotina do setor que gera um gasto desnecessário, por exemplo. Além disso, ao usar esta ferramenta é possível ver aquilo que pode ser otimizado para tirar o máximo proveito com o menor custo possível.

4. Políticas e diretrizes

Parte fundamental para reduzir desperdícios em viagens corporativas, as políticas de viagens, de reembolso e de cartão corporativo definem as diretrizes do uso destes recursos.

Ou seja, aquilo que pode ser comprado ou não, o que é reembolsável e o prazo para apresentar comprovantes estão nas políticas. Além disso, a forma de prestação de contas, limite de gastos e prazo para reservas são descritas nestes documentos.

Com isso, há uma redução significativa dos casos de fraudes, desperdícios voluntários e extravagâncias que poderiam ocorrer. Com regras claras, os colaboradores sabem o que pode ou não ser feito, evitando essas situações, já que teriam que pagar do próprio bolso.

No entanto, criar estes documentos é algo trabalhoso. Uma política de cartão de crédito corporativo, por exemplo, abrange diferentes níveis hierárquicos e exige muita atenção. Com isso, os gestores podem ficar presos durante dias nesta questão.

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5. Análises de indicadores

A análise de indicadores é uma grande aliada para gestores financeiros, já que permite checar a evolução de alguns pontos importantes. Ao checar a margem bruta com frequência, é possível entender sua porcentagem de rentabilidade.

Enquanto isso, ao checar sua lucratividade e rentabilidade, o responsável pela área entende se o patrimônio líquido está aumentando ou diminuindo.

Ao usar o fluxo de caixa e balanço patrimonial, a visão é ainda mais apurada, o que permite checar aquilo que pode, precisa ou deve ser cortado.

Os recursos disponíveis para investir em um crescimento seguro dependem de uma checagem cuidadosa de seu ativo circulante, sua margem líquida, bruta e de contribuição, entre muitos outros.

Dessa forma, mapear todos os indicadores pertinentes é apenas o primeiro passo para garantir longevidade. A partir dessa definição, é preciso fazer uma análise cautelosa e, só assim, tomar decisões conforme a realidade da companhia.

Pensando nisso, preparamos um guia completo com os 25 principais indicadores financeiros de uma empresa para te ajudar nesse mapeamento. Baixe, confira se sua organização já tem todos listados e acompanhe a leitura deste conteúdo para entender como fazer a análise.

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6. Tecnologia e ferramentas

Os diferentes tipos de gastos podem gerar muitas informações espalhadas em inúmeras planilhas e, para uma boa gestão, é necessário bons sistemas e organização. Sem acessibilidade e fácil visualização dos dados, os indicadores se turvam.

Além disso, tudo que seria necessário para construir os orçamentos e planejamentos fica perdido, comprometendo a tomada de decisões. Assim, gastos podem ser cortados sem estratégia, podendo levar ao comprometimento dos produtos ou serviços

No entanto, ao contar com a tecnologia, o processo é facilitado. A Flash Expense oferece funcionalidades em 3 planos diferentes que automatizam o lançamento de despesas e evitam o desencontro de informações.

Com isso, não há necessidade de fazer o mesmo registo em mais de um sistema, evitando as chances de erros.

Além disso, é possível reunir todas as informações pertinentes em uma única plataforma com a integração contábil e ERP, garantindo total visibilidade e controle dos gastos.

Se não fosse suficiente, a Flash Expense conta com um cartão corporativo para usufruir de todos os benefícios citados acima. Quer saber mais sobre como a Flash Expense facilita a sua gestão de abastecimento e de despesas?

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