Criar um fluxo de aprovação para o reembolso de despesas é um fator importante quando se pensa na gestão de custos de uma empresa.
Relatórios de reembolso devem passar por um processo de aprovação, isto é, uma sequência de autorizações necessárias para que as despesas geradas durante eventos externos possam ser reembolsadas. Gastos estes, que já devem ter sido previstos em política ou previamente acordados com um aprovador, por exemplo: almoço com o cliente, táxi ou aplicativos, ou ainda, a gasolina/estacionamento (se o funcionário optar por trabalhar com o próprio carro).
Essa definição torna-se essencial, pois garante compliance, fazendo com que os funcionários ajam conforme as normas, políticas e regras (internas e externas) da empresa e dá ciência aos responsáveis pelo pagamento de onde, por que e como o dinheiro foi gasto e se a alocação contábil dos custos está correta.
Modelos de fluxo de aprovação
É errado afirmar que existe um único modelo de aprovação, porque a forma como a empresa lida com isso está vinculada à sua realidade, ou seja, setor, tamanho, particularidades, etc. Por exemplo, uma startup com 10 pessoas não tem a necessidade de criar um fluxo de 30 aprovadores.
Da mesma maneira, uma grande empresa precisa ter um fluxo menos burocrático e mais eficiente, além de bem organizado. Não faz sentido enviar o relatório direto para o financeiro sem que o departamento saiba do que se trata.
Transformar o fluxo em algo complicado e extenso, pode trazer dificuldades e, em determinadas situações, o documento passa despercebido e o reembolso demora a ser feito.
Como base, o fluxo segue três padrões mais comuns:
- No primeiro, mais frequente em pequenas empresas, o colaborador entrega o relatório ao financeiro, que acumula a função de conferente, validador do orçamento e validador da alocação contábil. Dependendo do valor do reembolso, pode haver a necessidade de pedir aprovação da liderança.
- Uma segunda ocasião, geralmente seguida por empresas de pequeno e médio porte, o fluxo de aprovação se divide entre financeiro e gestor.
O gestor responde pelo orçamento e averiguação e o financeiro se responsabiliza pela alocação contábil e se encarrega como uma segunda linha de defesa na auditoria.
- O terceiro tipo de fluxo de aprovação é feito de forma multinível, muito usado por empresas maiores. Consiste em o colaborador passar o relatório de despesas por diferentes instâncias, sempre com o objetivo de dar visibilidade de consumo do orçamento, vistoria e alocação contábil.
As instâncias mais comuns são: uma responsável exclusivamente pela auditoria de dados (nf, política, compliance, preenchimento), outras “n” que para darem visibilidade do consumo do orçamento, “n” varia de acordo com o valor do reembolso ou tipo de despesa (ex.: se reembolso de treinamento tem que passar por RH), por final a instância contábil que fica com o financeiro.
Definir o fluxo de aprovação primeiro
Definir o fluxo de aprovação deve ser o primeiro passo ao que se refere às despesas de viagens corporativas. Do mesmo jeito, é importante garantir a execução desse fluxo e fazer o acompanhamento, garantindo um levantamento dos gastos, orçamento e alocação corretos. Sempre equilibrando a realidade e tamanho da empresa à esse fato.
Para facilitar o fluxo de aprovação, as empresas podem contar com ferramentas digitais e aplicativos que permitem as configurações diretas do sistema, controlando todas as idas e vindas de uma aprovação de reembolso.
Descomplique a gestão de reembolso e o fluxo de aprovação
Muitas empresas se perdem durante a gestão de reembolso exatamente, porque não dão a devida importância ao fluxo de aprovação. Colaboradores criam os relatórios e se perdem na hora de enviar ou, quando enviam, a aprovação demora, pois já não se sabe o que é preciso validar.
Esse fluxo pode começar a ser organizado de forma mais simples, ajustando-se ao formato e tamanho da empresa e, conforme à necessidade, ir se sofisticando e ampliando para garantir a auditoria, orçamento e alocação corretos.
Comece a gestão de reembolso com uma política bem planejada e acordada com empresa e colaborador, crie um fluxo de reembolso mais direcionado, respeitando o padrão da sua empresa, busque recursos inteligentes e torne a expansão dos seus negócios através de viagens corporativas um processo mais tranquilo.
