Entenda como a assinatura digital ou eletrônica pode dar velocidade aos seus processos e aumentar a produtividade do RH
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Durante a tarde do quinto dia do RH Summit, aconteceu a palestra Entenda como a assinatura digital ou eletrônica pode dar velocidade aos seus processos e aumentar a produtividade do RH. Durante o painel, Maria Aparecida Arrais, digital innovation advisor na Qualisign, falou sobre todas as questões legais e culturais envolvidas na adoção da assinatura digital.
A palestra começou com a conceituação das assinaturas digitais e eletrônicas, termos que são frequentemente confundidos pelo público em geral. A assinatura digital é feita por meio de um certificado digital. Ela é segura e confiável, sendo autêntica e completamente respaldada juridicamente pelo ICP Brasil, o sistema nacional brasileiro de certificação digital.
Assinatura Digital
Uma assinatura digital é equivalente a uma assinatura de próprio punho, autenticada em cartório. Documentos assinados por meio da assinatura digital não podem ser repudiados juridicamente.
Assinatura Eletrônica
Enquanto isso, a assinatura eletrônica consiste em diversos procedimentos eletrônicos que garantem mais segurança na assinatura de documentos por meio da internet. Apesar de todo o respaldo de segurança envolvido nas assinaturas eletrônicas, elas têm um valor jurídico menor.
A assinatura eletrônica pode ser feita por meio de login e senha, por exemplo, desde que siga os critérios da ICP Brasil. Arrais salientou, ainda, que dar o consentimento e manifestar a vontade de assinar o documento define o seu valor jurídico.
Também foi lembrado que departamentos de RH podem usar os dois tipos de assinatura. Enquanto alguns órgãos pedem especificamente pela assinatura digital, outros também aceitam a assinatura eletrônica.
Qualquer documento assinado junto ao colaborador, por exemplo, pode usar a assinatura eletrônica sem maiores problemas, já que é difícil que pessoas físicas tenham um certificado digital.
Arrais lembrou aos espectadores que a assinatura escaneada não tem valor jurídico e não é aceita por tribunais brasileiros por estar sujeita a fraudes.
A necessidade por processos de gestão de documentos também foi um ponto muito trabalhado na fala da profissional, que lembrou da importância de que empresas façam o armazenamento de documentações de forma eficiente, mantendo um acervo organizado para eventuais consultas.
“É muito importante que o RH tenha a documentação em compliance em uma gestão de documentos transparente” – Maria Aparecida Arrais
Outro ponto importante levantado foi a tempestividade de documentos assinados de forma eletrônica. É importante que esses documentos tenham carimbos de data e hora com respaldo jurídico. A Qualisign indica que as assinaturas tenham esse registro, afinal, essa informação pode influenciar prazos relacionados aos documentos.
A palestra foi encerrada com uma reflexão sobre o papel estratégico do RH dentro das empresas.
“O RH deve deixar de ser uma área ‘atolada’ em papéis e passar a ser uma área de investimentos” – Maria Aparecida Arrais
Foi salientado, ainda, que mudanças e inovações começam pelas pessoas, as únicas capazes de mudar a cultura de uma empresa. Por isso, é preciso que a tecnologia seja abraçada como aliada na busca por processos mais inteligentes, e não tratada como uma inimiga.
A área de Recursos Humanos é responsável pelas mudanças positivas na empresa, verificando a otimização de processos e geração de mais resultados. A tecnologia, nesse sentido, pode ajudar a trazer um melhor gerenciamento de custos e tempo, além de promover mais segurança jurídica para a empresa e seus funcionários.
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