Quais as diferenças entre uma viagem corporativa e uma viagem comum?
Viagens corporativas e eventos externos são atividades comuns em diversas empresas, independente do seu porte e segmento. Algumas tarefas necessitam da presença física para que os negócios sejam devidamente fechados. Nesses casos, é preciso diferenciar uma viagem corporativa de uma comum e entender as regras relacionadas a elas.
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Apesar dos avanços na tecnologia e a possibilidade de fazer conferências online ou de realizar transações via telefone, em alguns momentos somente um encontro presencial pode solucionar certas questões. A ida a congressos e a busca por clientes ou fornecedores, por exemplo, são atividades que necessitam de deslocamentos para conquistar o sucesso.
Levando isso em consideração, continue acompanhando o conteúdo e entenda mais sobre a diferença entre viagem corporativa e viagem comum.
Diferenças entre viagens corporativas e viagens comuns a lazer
A principal diferença entre uma viagem corporativa e uma viagem comum está relacionada à finalidade do deslocamento. Algumas empresas têm o hábito de promover viagens de lazer aos seus funcionários. Nesse sentido, o principal objetivo é a promoção de descanso e de entretenimento ao colaborador.
Essas viagens têm como intuito motivar a equipe ou reconhecer a satisfação da companhia pelos serviços prestados. Já as viagens corporativas são realizadas com o objetivo de resolver questões pertinentes à empresa. Nesse caso, o funcionário é considerado um representante da companhia.
Há também um novo estilo de viagem utilizado pelas empresas, a bleisure. Nessas viagens a negócios, além de resolver as questões empresariais, podem estar incluídas algumas vantagens como a possibilidade de conhecer pontos turísticos do local de destino e a realização de passeios sem a formalidade requisitada pelas reuniões corporativas.
A finalidade dessa viagem pode ser fornecer uma forma de lazer e recompensa ao colaborador, além de atender aos possíveis interesses empresariais nesse destino. Já em uma viagem comum, a finalidade é pessoal, cabendo ao viajante definir o motivo do deslocamento.
A adequação é outra questão relacionada à diferença entre esses deslocamentos.
Quando realizados pela empresa, o local de destino não é escolhido pelo funcionário. Isso também serve para as viagens do tipo bleisure, que apesar de concederem um período de lazer ao colaborador, possuem como objetivo suprir alguma necessidade da companhia naquele momento.
Para se adequar às questões financeiras da empresa, geralmente o funcionário precisa viajar sem a presença da família, não tem poder de escolha do hotel e até alguns serviços podem ser estipulados pela companhia, como a possibilidade de utilizar lavanderias ou um teto de gastos com a alimentação.
Assim como uma pessoa procura adequar o seu orçamento em uma viagem a lazer, a empresa também precisa utilizar certas limitações para que a viagem corporativa não se torne um prejuízo econômico para a companhia e para que a viagem realmente se enquadre nas políticas pré-definidas pela entidade.
Com relação às viagens corporativas, muitas dúvidas surgem no que se refere às normas para que esse deslocamento seja realizado de forma eficiente. Leia abaixo algumas delas.
Regras para que a viagem corporativa seja aproveitada da melhor forma
1. Políticas de viagem e reembolso
A empresa deve ter uma política de viagens e reembolso clara para que não haja problemas com relação à informação do profissional em viagem. Orientar as equipes através de treinamentos é importante, além de manter as regras ao alcance de todos os funcionários que possam estar envolvidos em deslocamentos corporativos.
Nesse documento devem conter todos os detalhes sobre o que será reembolsado ou não e como serão solucionados os possíveis contratempos ocorridos durante a viagem. A data limite para os pedidos deve estar evidenciada e o teto para reembolso também.
Conhecer a política de viagens e reembolsos da empresa é importante para que o funcionário esteja ciente dos seus direitos em uma viagem de negócios.
2. Controle as despesas e a prestação de contas
Os procedimentos de solicitação de reembolso e prestação de contas devem ser claros. O profissional precisa estar atento aos prazos e ter cuidado quanto à comprovação das despesas.
Dependendo da política da empresa, é essencial anexar as notas fiscais ou fazer a digitalização dos comprovantes no momento da requisição de reembolsos. Controlar os gastos é importante, já que, em geral, as empresas estipulam um limite de despesas para cada funcionário.
Nesse sentido, o colaborador deve estar atento para não gastar mais do que poderá ser solicitado como reembolso. Se você deseja saber se a sua política de reembolso é eficiente, clique aqui e faça nosso quiz gratuito.
3. Economia e redução de custos
Economizar em viagens corporativas é uma boa prática que o funcionário deve executar. Gastos com esses deslocamentos afetam grande parte do orçamento das instituições. Dessa forma, reduzir os custos desnecessários é ideal para gerar economia.
O profissional deve estar ciente de que gastos a mais e não necessários poderiam ser aplicados de outra maneira e até beneficiar a sua equipe de outra forma. Algumas empresas desenvolvem, inclusive, um sistema de gratificação para aqueles colaboradores que minimizaram os gastos durante as viagens corporativas.
4. Tempo de duração da viagem
O período de duração de uma viagem corporativa deve ser o suficiente para solucionar as questões da empresa. Uma viagem prolongada e desnecessária pode gerar gastos inapropriados para a instituição.
Além do mais, deve-se considerar o tempo em que o profissional está longe dos seus entes queridos e, nesse sentido, finalizar os deslocamentos o mais breve possível.
5. Importância do bem-estar do colaborador
O tempo gasto durante a viagem, os deslocamentos, as escalas, problemas com reservas aéreas ou de hospedagens são questões que o funcionário está submetido a passar. Sendo assim, o mínimo de conforto é necessário para que o profissional se sinta motivado nas viagens corporativas.
Outros fatores que podem afetar a experiência do colaborador são as muitas regras impostas pela política de viagens da empresa, a falta de ferramentas práticas para a solicitação de reembolso e a demora no ressarcimento das despesas.
Dificuldades com comprovação dos gastos que, muitas vezes, são exigidos impressos e não são aceitos de forma digitalizada são situações difíceis, já que os comprovantes podem ser perdidos com facilidade, impossibilitando a comprovação das despesas.
Problemas ao preencher os formulários de solicitação também são fatores que geram descontentamento aos funcionários, além da falta de transparência e praticidade no processo de reembolso. Nesse sentido, utilizar sistemas eficientes de gestão pode ser uma solução para melhorar a experiência desses deslocamentos.
Essas questões devem ser consideradas pela companhia já que a principal diferença entre uma viagem corporativa e uma comum é o deslocamento de um profissional em nome da empresa. Se você deseja saber mais sobre os direitos em viagens corporativas, baixe o nosso E-book e se informe.
