8 passos simples para gerir despesas de cartão corporativo de forma inteligente

Por Yanick Gudim · 27 out 2022

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As despesas com cartão corporativo se tornaram um assunto recorrente nos últimos anos, principalmente por notícias referentes a gastos com cartão presidencial.

Apesar de gastos duplicados serem rapidamente percebidos por gestores, irregularidades e problemas acabam sendo uma grande dor de cabeça para as empresas.

Independentemente de o recurso ser usado por quem ocupa o Palácio do Planalto ou mesmo por um colaborador ou executivo em uma companhia, a falta de controle e o seu mau uso podem significar rombos significativos para o caixa. Esse é o principal receio dos gestores financeiros.

O cartão corporativo tem por finalidade facilitar as rotinas, tanto de quem usa quanto de quem gerencia. Do ponto de vista do gestor, isso também significa reunir todos os gastos para evitar fraudes e falhas, tornando a gestão financeira mais eficiente.

Para isso, a política de cartão corporativo é uma diretriz fundamental para que todos os envolvidos saibam o que é e o que não é permitido. A categorização de despesas, além do teto de gastos, entre outras informações, trazem mais clareza para quem usa e para quem gerencia os cartões na companhia.

Ao longo deste conteúdo, vamos trazer 8 passos práticos com dicas para ajudar na gestão das despesas com cartão corporativo visando uma operação mais eficiente e com menos riscos.

Entretanto, fazer um documento como esse pode demorar algumas semanas, o que pode significar trabalhar horas a mais ou mesmo nos finais de semana.

Se quiser facilitar a rotina financeira, a Flash Expense criou um modelo editável. Baixe nosso modelo de política de cartão corporativo, economize tempo e facilite a rotina financeira.

Quando as despesas com cartão corporativo são cabíveis?

O objetivo do cartão é facilitar os processos financeiros relacionados às viagens corporativas ou quaisquer outras situações em que gastos sejam necessários. Nas viagens a negócios, por exemplo, são realizadas compras de serviços como hospedagem, alimentação, transporte, etc.

Todos os valores direcionados a essa finalidade exigem reembolso de despesas quando feitos do bolso do próprio colaborador. Mas, quando há a utilização do cartão, a própria empresa arca com esses custos e otimiza a gestão dos gastos.

Como a restituição pode demorar meses, há insatisfação dos funcionários e sobrecarga dos responsáveis financeiros. Isso leva à facilitação das irregularidades e fraudes, como o desperdício voluntário.

Mesmo sendo necessário apresentar o comprovante de despesas, a checagem manual de notas fiscais está suscetível a erros e seu armazenamento está sujeito a perdas, situação que não ocorre com os cartões corporativos.

Quais as diferenças entre os cartões pré-pago e pós-pago

Com a finalidade de facilitar o dia a dia, esse recurso empresarial usa o capital da organização para custear gastos do dia a dia. Dessa forma, toda despesa gerada durante viagem a trabalho é faturada pela instituição, não pelo colaborador.

Promovendo maior controle, agilidade e segurança, os cartões de pagamento podem se apresentar em dois modelos:

• pré-pago;
• pós-pago.

Cartão corporativo pré-pago

Este modelo tem a função crédito, mas só é possível efetuar compras se houver saldo nele, exigindo recargas. Dessa forma, os gastos feitos não são com o dinheiro do banco, mas da própria organização, que o disponibiliza com antecedência.

Além disso, como os cartões corporativos pré-pagos têm um valor disponível para ser usado, não é possível efetuar compras após o limite ser ultrapassado. Dessa forma, há um controle maior, o que evita desperdícios e irregularidades com o recurso.

Ao mesmo tempo que promove maior liberdade e Duty of Care aos colaboradores, garante aos gestores maior segurança. Os responsáveis só precisam fazer uma média dos gastos que serão feitos e efetuar o pagamento de um boleto para a recarga.

Cartão corporativo pós-pago

Este respeita apenas um limite imposto pela organização, mas não há saldo. Dessa forma, pode-se ter a falsa impressão de que os recursos são infinitos. Diferente do anterior, neste modelo de cartão os gastos são pagos após serem feitos.

8 passos para gerir os gastos com cartão corporativo de forma eficiente

Para que o cartão corporativo seja um facilitador da rotina e não um complicador da saúde financeira, é preciso que haja limites, seja usando o recarregável ou o de lançamento futuro.

A gestão correta dos cartões corporativos exige uma série de ferramentas e processos. São eles que irão possibilitar a checagem, análise e prestação de contas correta. Sem esses recursos, a identificação de irregularidades torna- se mais difícil.

Por consequência, os gastos e fraudes com o cartão se tornam um ralo para os cofres da organização. Para evitar essa situação é possível seguir 8 passos para gerir as despesas com cartão:

1. tenha uma boa política de uso;
2. construa uma comunicação eficiente;
3. defina a prestação de contas;
4. gerencie o fluxo de caixa;
5. classifique as despesas;
6. tenha indicadores;
7. faça auditoria dos gastos;
8. tenha a tecnologia como aliada.

1. Faça uma política de uso do cartão

A política de cartão é muito semelhante a outras políticas como a de reembolso e de viagens corporativas. Entre outras coisas, elas definem quais despesas são aceitas e quais não, com limites de valores por categoria de despesa.

O documento também estipula quem pode usá-lo, regras para o saque e prestação de contas, além de penalidades pelo descumprimento. Nesse documento pode constar, por exemplo, que o valor máximo para um almoço é de R$ 50.

No entanto, para fazer isso é necessário conhecer a realidade e o histórico de viagens da sua organização. Viagens para capitais, interior ou exterior exigem fundos diferentes, sendo impossível definir uma diretriz realista sem conhecer a média dos gastos para cada lugar.

Mesmo assim, as políticas cabem suas exceções, que também devem ser descritas. Em casos realmente excepcionais, os responsáveis financeiros devem analisar caso a caso com a devida prestação de contas e fatura.

2. Defina as despesas aceitas

Os cartões corporativos devem ser usados para custear gastos de um colaborador em nome da empresa. Mesmo assim, o que é permitido ou não comprar com ele fica a critério da organização ao construir sua política.

De toda forma, a política de uso do cartão define diretrizes, como quais despesas são aceitas e quais não. As despesas aceitas geralmente são:

• passagens aéreas;
• passagens de ônibus;
• hospedagem;
• alimentação;
• transporte local;
• combustível;
• lavanderia;
• estacionamento;
• ingresso e/ou inscrição para eventos, feiras, etc;
• emissão de documentos, como passaporte;
• material de escritório;
• compras de produtos, insumos ou reposição de estoque;
• pagamento de serviços terceirizados;
• reuniões externas com clientes e fornecedores.

3. Construa uma comunicação eficiente

Um ponto importante para garantir o correto uso desse recurso é construir uma comunicação eficiente com quem vai usá-lo. A existência de regras não garante seu cumprimento, por isso é fundamental torná-las de conhecimento de todos e reforçá-las quando possível.

Seja enviando newsletter corporativas e e-mails assertivos ou apostando em murais online e memorandos, a comunicação interna deve ser feita. São estes canais que ressaltam pontos importantes da política, reforçam o que precisa ou exemplificam casos irregulares.

Eles podem ser feitos semanalmente, quinzenalmente ou mensalmente, o importante é que a comunicação seja objetiva. Além disso, é fundamental que não haja a exposição ou constrangimento de colaboradores.

4. Tenha uma boa prestação de contas

Tão essencial quanto definir limites de gastos é garantir a transparência, só assim há confiança para seu uso e uma boa gestão. A prestação de contas é necessária para comprovar os gastos, fazer comparativos e projeções, além de, é claro, evitar fraudes.

Uma das ferramentas usadas para a prestação de contas em viagens corporativas é o relatório de despesas de viagem (RDV).

Entre outras funções, ele permite a construção de um histórico de despesas de viagens, facilitando a comparação e projeção de gastos, definição de médias para recargas, por região ou categoria, e percepção das despesas mais comuns.

Construir um relatório de despesas de viagem exige atenção aos detalhes, o que pode significar trabalho até mais tarde ou aos finais de semana.

Essa não é a situação ideal, já que os responsáveis financeiros não se concentram em atividades geradoras de receita, quando presos em rotinas burocráticas.

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5. Faça uma estimativa dos gastos

Para fazer uma boa gestão de despesas de cartão corporativo é essencial estimar os gastos. Com um histórico dos gastos por destino, seja por meio de relatórios de despesas ou outros documentos, o gestor consegue ver a média dos valores a serem transferidos.

Sabendo o quanto foi gasto em determinada época do ano em certa cidade, o responsável precisa apenas acrescentar um valor para imprevistos, pois sabe que a média das despesas com hospedagem, alimentação, transporte, etc.

6. Realize a classificação das despesas

A devida categorização dos gastos está descrita já na política de gastos e deve ser seguida nos relatórios entregues. Ao fazer isso, preza-se por uma relação de transparência, evitando irregularidades, dificultando-as e facilitando que sejam encontradas.

Nesse processo é preciso classificá-las, colocando os gastos equivalentes debaixo de um mesmo guarda-chuva, a classificação geralmente é:

• transporte (aplicativos de transporte, aluguel de carro, etc);
• passagens aéreas ou rodoviárias;
• hospedagem (hotéis, pousadas, etc);
• seguro viagem corporativo ou saúde;
• alimentação (café da manhã, almoço e jantar, havendo espaço para refeições menores)
• quilometragem (combustível, manutenção do carro, etc).

7. Cheque indicadores financeiros

No mundo financeiro, os KPIs são essenciais para medir o desempenho ou variações de uma ação. Sem eles, não é possível saber se o resultado da gestão de despesas de cartão foi positivo ou negativo, já que são essas métricas que vão apontar se os resultados foram bons ou não.

Os indicadores geralmente medem a saúde financeira e o fluxo de caixa, ponto de equilíbrio e a margem bruta ou líquida mostram se os cartões estão se tornando ralos. Entretanto, para saber se elas estão trazendo retorno ou não é preciso checar o mais importante: ROI.

É importante ressaltar que o ROI de viagens corporativas pode ter aspectos mais subjetivos, já que nem sempre uma viagem corporativa resulta em acordos. O estreitamento de laços e conhecimento adquirido também devem ser ponderados nesse momento.

Então, se uma viagem custou R$ 7 mil e não houve venda, mas o colaborador que viajou trouxe diversas soluções para o departamento e treinamentos a serem aplicados, houveram bons retornos da viagem.

8. Execute auditoria de gastos

Trata-se de um procedimento de análise de despesas e é fundamental para a prestação de contas, principalmente no setor público. Esse procedimento verifica se os gastos estão dentro do planejamento e das normas, sendo importante para o compliance financeiro.

9. Aposte na tecnologia

Outro ponto importante a ser observado na gestão de despesas com cartão corporativo é a tecnologia. Checar manualmente as faturas, recibos e notas fiscais, além de ser trabalhoso está sujeito a erros.

Dessa forma, plataformas que reúnem os gastos em um único lugar são vantajosas, pois facilitam a visualização das informações.

A Flash Expense oferece a integração contábil e ERP, que automatiza o lançamento de despesas, evitando a necessidade de fazer o mesmo registro em dois sistemas.

Quando aliado ao analytics e relatórios, uma funcionalidade que agrupa todos os dados referentes a despesas em um único painel, o gestor financeiro evita o desencontro de informações e diminui as chances de erros.

Além disso, ele monta gráficos automáticos, exporta dados e cria personalizações, mesmo com grandes volumes de dados.

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