Entenda o que são despesas operacionais, não-operacionais, pré-operacionais e administrativas

Por Yanick Gudim · 11 fev 2021

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Empresas de todos os tamanhos e lugares têm muitas despesas. São compras, custos de vendas, funcionários, logística, impostos e diversas outras.

Muitas vezes, no entanto, há dúvidas sobre o que são despesas operacionais e despesas administrativas.

Quais são as diferenças e como cada custo se enquadra?

Os gastos operacionais, não-operacionais, pré-operacionais e administrativos, mesmo sendo diferentes, causam grande confusão. Isso porque um está englobado dentro do outro, o que pode confundir até os profissionais do próprio departamento financeiro.

Quando isso acontece, pode representar um grande problema para a gestão financeira da companhia. Entre outros motivos, porque as despesas operacionais podem levar à diminuição do lucro e a ralos para os cofres, quando mal geridas.

Pensando nisso, esse conteúdo tem o objetivo de ajudar gestores e colaboradores do universo de finanças a entenderem cada uma dessas segmentações para não errarem.

O que são despesas operacionais?

O conceito de despesas operacionais se refere aos gastos essenciais para que o negócio consiga operar. Ou seja, são os custos referentes ao funcionamento da empresa.

São despesas operacionais:

• folha de pagamento;
• encargos;
• aluguel;
• impostos;
• contas de água e luz;
• entre outros.

Quaisquer alterações nesses custos impactam, positiva ou negativamente, na saúde financeira da companhia. Por isso, tenha muito cuidado ao mexer em uma despesa operacional.

Leia também: 7 erros comuns de gestão financeira que toda empresa precisa evitar.

O que são despesas não-operacionais

Tão importante quanto conhecer as despesas operacionais é conhecer as não-operacionais. São aquelas que não estão diretamente ligadas à atividade principal da empresa, tratando-se de gastos independentes das ações regulares.

Mesmo assim, elas possuem papel relevante no gerenciamento financeiro e contábil. Entre outros motivos, a boa gestão dessa dimensão de um negócio é importante pois, somente fazendo-o, a redução de custos será eficiente.

Para não comprometer a qualidade do produto ou serviço principal da empresa é preciso mapear todas as despesas, assim como os custos fixos e variáveis. Somente assim a gestão financeira será completa. São exemplos de despesas não-operacionais:

• juros de empréstimos;
• subvenção para investimentos;
• novas operações, empreendimentos, etc;
• indenizações.

Estruturar uma planilha manual do zero com todas as informações relevantes, despesas e custos leva algum tempo. Muitas vezes isso significa ter que trabalhar aos finais de semana ou feriados. Além disso, quando o gestor se concentra em atividades mecânicas, deixa de focar naquilo que gera resultado e receita. Por isso, não perca tempo e baixe nossa planilha + calculadora de custos fixos e variáveis para gerar mais valor.

O que são despesas pré-operacionais?

Trata-se de gastos que também não estão ligados diretamente à ocupação principal, e são essenciais para a expansão do negócio. Seja no lançamento de um novo produto ou serviço, elas devem ser pagas antes que a produção comece.

Caso contrário, o crescimento da organização não acontecerá. Dentro do grupo de despesas pré-operacionais estão:

• construção do projeto;
• nova infraestrutura;
• pagamento de colaboradores;
• novos maquinários;
• abertura de empresa;
• documentações.

Então, o que são as despesas administrativas?

Agora que já explicamos sobre as despesas administrativas, você deve estar se perguntando: mas e as despesas administrativas?

Como falamos acima, é normal haver confusão entre as duas definições.

O conceito de despesas administrativas é definido como todos os gastos que têm a ver com a atividade da empresa, e não está diretamente associados às vendas.

Os custos administrativos se referem ao back-office, então não têm conexão direta com a atuação da empresa.

Podemos citar como alguns exemplos de despesas administrativas:

• custos com contratações;
• telefonia;
• material de escritório;
• pagamentos de terceiros – consultorias, advogados e RH;
• seguros e benefícios;
• entre outros.

As principais diferenças entre despesas administrativas e operacionais

Entender os tipos de gastos é essencial para que gestores e executivos tenham ciência da real saúde financeira da organização.

Para tal, o setor financeiro deve ser organizado, tendo um planejamento concreto para as despesas de todos os tipos, sempre categorizadas. Por isso, saiba como separar as despesas operacionais das administrativas.

É importante entender que a despesa administrativa é uma despesa operacional. Ela se enquadra dentro dos custos para que a empresa atue, mesmo não estando diretamente ligada à operação em si.

E ao que se referem as despesas comerciais?

Elas também têm a ver com o core business da organização, mas estão conectadas aos esforços de venda. Despesas comerciais se referem aos recursos investidos em marketing, publicidade, comissões de venda e um melhor atendimento ao cliente, por exemplo.

A organização que aumenta o orçamento dessas áreas também aumenta suas despesas comerciais. Dessa forma, é importante que não fiquem de fora do planejamento financeiro.

Quando relacionada a viagens a trabalho, as despesas do cartão corporativo podem ser incluídas como uma comercial. Principalmente, quando se trata de visitas a clientes, apresentação de projetos e fechamentos de contratos.

Ter fácil acesso a essas informações é fundamental para construir históricos de despesas e agilizar os processos. No entanto, fazer o controle dessas visitas e despesas não é tarefa fácil, principalmente quando os documentos são físicos.

Tão difícil quanto realizar esse controle é a operação que precede ele, o mapeamento do que deve ser acompanhado e a construção dos documentos. Baixe nosso modelo gratuito de relatório de despesas de viagem e economize dor de cabeça e cabelos brancos.

Por que classificar despesas em diferentes categorias?

Classificar corretamente as despesas, tanto as fixas quanto as variáveis, e analisá-las corretamente garante com que a empresa consiga entender e otimizar toda a operação financeira.

Assim é possível também entender onde foram os gastos que podem ser revistos e aqueles que foram corretos e previstos. Em suma, classificar todas as despesas é essencial para a boa gestão financeira empresarial.

É umas das artimanhas utilizadas pelo setor para conseguir, com sucesso, manter a companhia estável e lucrativa.

Além disso, somente conhecendo com clareza todos os gastos é possível traçar um plano de redução de custos e aumento de lucro.

Como a Flash Expense te ajuda a gerir despesas todos os tipos de despesas

Uma gestão financeira eficiente se resume a uma operação saudável. Está diretamente ligada a saber como administrar todas as receitas e despesas para o crescimento do negócio.

Afinal, quando falamos de dinheiro, atenção nunca é demais. Voltamos, aqui, a mencionar a importância da classificação correta das despesas operacionais. Uma boa estrutura administrativa é o segredo para o sucesso, isso inclui a área financeira também.

A gestão financeira, quando bem implementada, pode garantir ainda mais lucros e resultados positivos para a empresa. Para isso, é preciso estar sempre atento ao cenário que envolve desde as grandes movimentações monetárias até os pequenos custos.

Apesar das grandes movimentações chamarem mais atenção, as pequenas quantias se mostram enormes, quando somadas ao final de certos períodos. Por isso, a Flash Expense oferece soluções inovadoras para a rotina financeira de empresas de todos os portes.

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O analytics e relatórios concentra todas as informações referente às despesas em um único lugar, facilitando a verificação de todas as saídas. Com a criação e exportação de gráficos automáticos conforme a necessidade, os gestores têm ainda mais autonomia.

Enquanto isso, a integração contábil e ERP automatiza o lançamento de despesas no sistema, evitando o registro em mais de um sistema e os erros decorrentes dessa burocracia.

Assim, não perde-se horas procurando dados nem corrigindo erros, além de evitar o desencontro de informações.

Dessa forma, os responsáveis financeiros não ficam dias concentrados em assuntos burocráticos e focam em tarefas geradoras de lucro.

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