Despesas fixas e variáveis: o que são, exemplos e diferenças na empresa

Por Yanick Gudim · 18 ago 2023

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Dominar as despesas fixas e variáveis da empresa é um dos segredos para uma gestão financeira eficiente. Para controlá-las, porém, é preciso conhecer tudo o que as envolve, do básico ao operacional.

A começar pela dúvida básica: quais são as despesas fixas e variáveis de uma empresa? Tratam-se de todos os gastos gerais e administrativos necessários para a operação de uma empresa. Em outras palavras, diferentemente dos custos, que estão diretamente ligados à produção de bens ou serviços, as despesas são todas as outras contas de uma organização.

A segunda pergunta mais comum sobre o tema também é peça fundamental para compreendê-lo: "o que difere entre uma despesa fixa e uma variável?" A principal diferença reside na regularidade dos gastos. Ou seja, se uma empresa produz mais em um mês, suas despesas variáveis vão variar proporcionalmente para cima, enquanto as despesas fixas se manterão iguais, ou muito próximas.

Dessa maneira, para definir o que é fixo e o que é variável, você precisa partir para a classificação dessas despesas – ou categorização, se preferir. Ao longo deste conteúdo, trazemos explicações completas para sanar todas as suas dúvidas sobre o assunto, fornecendo informações valiosas para que você garanta uma vida financeira mais saudável para a empresa na sua gestão.

Despesas fixas e variáveis: entenda o que são e a diferença na prática

As despesas corporativas são todos os gastos relacionados à operação do negócio. Logo, se dividem entre fixas e variáveis de acordo com a periodicidade e a relação direta ou indireta com a produção e as vendas.

A diferença entre despesas fixas e variáveis é a mudança conforme o desempenho operacional e a demanda. Enquanto as fixas se mantêm constantes no período, as variáveis se alteram com base no fluxo de atividade do negócio.

Abaixo, você confere a explicação de o que é considerado despesa fixa e o que se designa como despesa variável em uma organização.

Definição de despesa fixa

São despesas periódicas, geralmente mensais ou anuais, que não dependem do volume de produção ou do faturamento da empresa. Dificilmente são mutáveis e devem ser consideradas no fluxo de caixa da empresa a longo prazo.

Tratam-se de gastos essenciais para manter as operações em andamento e não estão diretamente vinculadas ao volume de vendas. Isso ocorre por algumas razões, como, por exemplo, compromissos contratuais e valores de infraestrutura básica.

Exemplos de despesas fixas de uma empresa

• Remuneração dos funcionários;
• Planos de saúde e seguros;
• Aluguel do estabelecimento;
• Água, energia elétrica, condomínio, gás, internet;
• Mensalidade de assinaturas e softwares;
• Impostos, taxas e juros bancários;
• Parcelas de empréstimos e financiamentos;
• Pagamento de profissionais terceirizados.

Definição de despesa variável

As despesas variáveis contemplam os gastos que flutuam de acordo com o volume de produção e vendas. Devem ser cuidadosamente calculadas e projetadas para evitar que ultrapassem o orçamento estabelecido e não impliquem gastos que ultrapassem o orçamento planejado.

Essa categoria de gastos está intrinsecamente ligada ao desempenho operacional e pode ser ajustada de acordo com a demanda e necessidade.

Exemplos de despesas variáveis de uma empresa

• Reembolso de despesas;
• Viagens corporativas;
• Gastos com cartão corporativo;
• Bônus e comissões;
• Reparos e manutenções;
• Materiais de escritório;
• Fretes e gastos com entregas;
• Imposto por venda.

O papel do plano de contas para despesas fixas e variáveis

O plano de contas desempenha um papel fundamental no controle financeiro, especialmente no que diz respeito às despesas fixas e variáveis.

É uma estrutura organizada que classifica e registra todas as transações da companhia em categorias. Além disso, funciona como facilitador para a análise e o acompanhamento das atividades financeiras, permitindo uma visão clara das receitas, despesas, ativos e passivos da organização.

A importância de categorizar despesas fixas e variáveis no plano de contas inclui:

• visibilidade financeira: essa análise detalhada demonstra onde os recursos estão alocados, ajudando os gestores a identificar tendências financeiras;
• acompanhamento: comparar as despesas ajuda a identificar padrões para tomar decisões informadas e ajustar os gastos conforme necessário;
• previsões orçamentárias: saber quais despesas são fixas e variáveis permite que a empresa preveja as despesas futuras e ajuste suas projeções financeiras;
• análise de rentabilidade: ajuda a determinar quais despesas do negócio estão contribuindo mais para os lucros e onde podem ser feitas melhorias;
• negociação de contratos: negociar contratos de locação, acordos de fornecedores, entre outros compromissos financeiros são alguns exemplos de como economizar a longo prazo;
• auditoria e conformidade: a categorização adequada das despesas é fundamental para manter os registros financeiros precisos e em conformidade legal.

Como identificar e categorizar as despesas fixas e variáveis da empresa

O processo de identificar e categorizar despesas fixas e variáveis não precisa ser complicado. Essa análise requer, principalmente, atenção às transações financeiras e aos padrões de gastos. Veja algumas técnicas e sugestões para facilitar a rotina de gestão da sua empresa.

Comece revisando os extratos bancários, faturas e registros contábeis para entender os diferentes tipos de despesa. Feito isso, agrupe-as com base em sua natureza e função, identificando o que é despesa variável e fixa separadamente.

Ao dividir por categorias, crie classificações como "despesas de operação", "despesas de viagens”, “despesas de marketing", "despesas de tecnologia", entre outras.

Para mais dicas de como classificar despesas de viagens corporativas, baixe gratuitamente nosso modelo de relatório.

Outra sugestão é conversar com a equipe responsável de diferentes áreas da empresa para entender melhor a natureza dos gastos. Peça insights sobre quais as despesas mais importantes de cada departamento e o quanto elas são recorrentes ou variantes.

Realize pesquisas e benchmarking para entender como outras empresas do mesmo setor categorizam suas despesas fixas e variáveis. Se necessário, considere contratar um consultor financeiro para auxiliar na identificação e categorização das despesas.

Por fim, analise a sustentabilidade financeira e avalie, em diferentes cenários, como a produção afeta as despesas variáveis e a lucratividade da empresa. Isso ajudará a entender melhor a dinâmica entre despesas fixas e variáveis.

Essa, entre outras ferramentas, pode facilitar a contabilidade e a gestão de despesas da sua empresa. Conheça a plataforma Flash Expense e descubra como integrar suas despesas ao nosso software de gestão. Através de planilhas eletrônicas é possível detalhar, acompanhar e obter uma visualização simplificada de todas as despesas. É importante para a rotina de despesas que o monitoramento e a atualização das categorias seja contínuo.

Despesas fixas x despesas variáveis: quais são mais importantes?

As despesas fixas e variáveis são igualmente importantes na gestão financeira de uma empresa. Sua relevância depende do contexto e dos objetivos específicos da organização. A questão não é uma ser mais relevante do que a outra, mas sim entender como encontrar o equilíbrio entre elas.

Importância das despesas fixas

• Mantém o funcionamento e a infraestrutura do negócio;
• Serve como base estável para as operações e vendas;
• Cumpre com as obrigações fiscais e legais;
• Proporciona continuidade para a empresa a longo prazo;
• Facilita o planejamento financeiro através de previsões financeiras.

Importância das despesas variáveis

• Permitem flexibilidade e adaptabilidade dos gastos;
• Possuem mais oportunidades de maximizar a rentabilidade;
• São mais facilmente detectáveis e ajustáveis;
• Ajudam a reduzir custos e proteger a lucratividade da empresa;
• Facilitam o controle unitário das despesas por produto ou serviço.

Equilibrar o valor das despesas fixas e variáveis é a chave para um controle financeiro eficaz.

O excesso de gastos fixos, por exemplo, pode deixar a empresa vulnerável a períodos de baixa demanda, pois esses custos continuam a pressionar a lucratividade. Por outro lado, uma ênfase nas despesas variáveis pode dificultar a previsibilidade e a estabilidade financeira, já que esses gastos podem ser irregulares.

Aqui estão algumas razões pelas quais o equilíbrio é importante:

• resiliência financeira: despesas fixas podem ser amortecidas por receitas estáveis enquanto a flexibilidade das despesas variáveis ajuda a ajustar os gastos sem sacrificar as operações;
• otimização da lucratividade: uma estrutura de custos eficiente combina despesas controladas com a capacidade de adaptação às oportunidades de mercado;
• adaptação ao mercado: com o equilíbrio empresa é capaz de se adaptar rapidamente às oportunidades de crescimento ou minimizem riscos;
• planejamento estratégico: o equilíbrio permite que as empresas projetem cenários futuros e tomem decisões informadas sobre investimentos, expansões e reduções.

6 passos para controlar despesas fixas e variáveis

Agora que você já sabe diferenciar e a importância das despesas fixas e variáveis, vamos recapitular os 6 passos mais relevantes para um controle financeiro eficiente.

1. mapeie as despesas fixas e variáveis em uma planilha ou sistema;
2. calcule as despesas fixas e a média das despesas variáveis;
3. projete os gastos máximos e mínimos e trace estratégias para as exceções;
4. defina quais despesas são estratégicas e quais são desnecessárias;
5. implemente políticas para reforçar o compliance;
6. desenhe um plano de redução de custos para a sua empresa.

Lembre-se de personalizar as dicas para as necessidades da sua empresa. Conte com a Flash Expense e tenha muito mais agilidade e precisão para controlar despesas fixas e variáveis. Entre outras funcionalidades essenciais para otimizar o dia a dia do departamento financeiro da sua empresa.