Despesas de viagem: quais são reembolsáveis aos funcionários?

Por Yanick Gudim · 23 dez 2021

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As despesas de viagem são comuns para qualquer colaborador que precise viajar para visitar um cliente, fechar um negócio ou mesmo participar de um evento. O que gera dúvidas, no entanto, é entender quais são as despesas de viagem reembolsáveis e como registrá-las para que o processo de reembolso seja feito corretamente.

Uma viagem de negócios gera diversos gastos que podem ser previstos, mas também alguns que aparecem de surpresa. Hospedagem, alimentação, combustível, transporte e pedágios são apenas alguns exemplos, mas nem sempre se restringe apenas a isso.

Para o departamento financeiro, ou mesmo os responsáveis diretos pela gestão de viagens corporativas, fica o desafio de organizar e controlar as despesas. Só assim será possível evitar gastos desnecessários e até fraudes.

Antes de darmos sequência à explicação sobre quais são as despesas de viagem e quais devem ser reembolsadas, aproveite para baixar nosso e-book gratuito com dicas de planejamento financeiro para viagens de negócios.

O que se enquadra como despesa de viagem do funcionário?

Seja uma viagem terrestre de carro ou mesmo uma internacional, a empresa precisa ter bem definida sua política de viagens corporativas. Esse documento vai auxiliar gestores e colaboradores a entenderem, de maneira transparente, tudo o que pode e tudo o que não pode ser gasto com o dinheiro da companhia.

Dentre as despesas de viagem mais comuns, podemos destacar:

• combustível por km rodado;
• hospedagem;
• alimentação;
• passagens aéreas ou rodoviárias;
• ingressos ou inscrição de eventos;
• transporte local;
• impressão e envio de documentos;
• seguro viagem;
• roaming de internet e telefone.

Algo que esteja muito diferente das opções citadas acima, geralmente, precisa ser discutido com os responsáveis.

Na maioria das vezes, todas elas são reembolsáveis, mas há exceções. Normalmente, gastos com entretenimento e bebida alcoólica, por exemplo, não se enquadram para reembolsos.

De qualquer forma, a política de reembolso da organização é que vai ditar o que pode e o que não pode ser reembolsado.

Quer uma ajuda? Confira agora nosso modelo de política de viagens e veja agora mesmo como melhorar as práticas na sua empresa.

Como calcular despesas de uma viagem corporativa?

O planejamento financeiro é fundamental para evitar gastos desnecessários e manter o controle sobre o orçamento. Logo, antes mesmo de fazer qualquer movimento, é preciso saber como calcular as despesas de viagem a trabalho.

Imprevistos sempre podem surgir, mas com o cálculo feito tem-se a ideia de um gasto médio. Isso permite que um orçamento seja estabelecido e que o gestor tenha uma ideia de qual será o investimento para conferir se vale a pena.

Confira, abaixo, o passo a passo para calcular o custo de uma viagem de negócios:

• liste os gastos;
• calcule as diárias;
• defina um orçamento.

Liste os gastos

Para ter um controle sobre as despesas de uma viagem, é preciso conhecer cada uma delas. Busque informações sobre viagens anteriores, converse com os colaboradores e aproveite para pesquisar bastante na internet, de preços a boas práticas.

Com isso feito, crie uma lista com todos os gastos previstos para esse deslocamento considerando tudo o que será necessário para que o funcionário desempenhe sua função.

Ele precisará tirar o passaporte ou emitir um visto? Há alguma taxa adicional para entrada no país? Como será feito o transporte no destino? É preciso comprar algum ingresso para o evento?

Essas são apenas algumas perguntas que devem surgir e ser respondidas durante a listagem dos gastos.

Faça uma média dos gastos

Com todas as despesas listadas, é hora de calcular uma média de gastos para a viagem. Procure por preços de passagens aéreas e hospedagens em diferentes plataformas, busque informações sobre alimentação no local e tente chegar a um denominador comum para compor o gasto médio do colaborador.

Calcule as diárias

Com todas as despesas listadas, é hora de calcular uma média de gastos para as diárias de viagem.

Lembramos que viagens fora de temporada tendem a ser mais baratas, apresentando um custo benefício muito maior. Confira agora um exemplo de cálculo de diária para uma viagem de ida e volta entre São Paulo e Rio de Janeiro:

• passagem: R$500 (ida e volta fora de temporada);
• hotel: R$350 (diária com café da manhã);
• alimentação: R$140 (quatro refeições diárias a R$35 cada);
• transporte: R$150 (táxi para ida e volta do aeroporto).

Sendo assim, essa viagem custaria R$1.140 para a empresa. Esse é um valor médio que ainda pode sofrer alterações.

Achou muito complexo? Nós temos mais uma dica para você. Preparamos um kit com e-book e planilha editável para facilitar o cálculo de despesas de viagens corporativas na sua companhia. Baixe agora gratuitamente.

Defina um orçamento

Com o cálculo anterior feito, é possível definir um orçamento de viagem corporativa – também chamado de teto de gastos. Esse valor será o máximo previsto que o colaborador poderá dispor para uso, mas lembre-se de que ainda podem surgir imprevistos.

O teto de gastos aparece como excelente ferramenta de controle. Além de auxiliar em ações para redução de custos, ainda facilita a prestação de contas para cada viagem.

Não se esqueça do relatório de despesas de viagem

Após fazer todo o cálculo relacionado à viagem, você precisará comprovar os gastos para que o reembolso seja feito corretamente. Para isso, um relatório de despesas é fundamental.

O documento vai abranger todas as informações necessárias para validar se os gastos se enquadram como reembolsáveis, além de trazer dados que possibilitem à equipe financeira melhorar cada vez mais os processos.

Ainda não tem um modelo de relatório de despesas de viagem corporativa? Não se preocupe. Preparamos um material ideal para que você possa baixar e usar imediatamente.

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