Como lidar corretamente com o deslocamento de funcionários para outras cidades?
A pandemia forçou as empresas a repensarem seus modelos de trabalho. Além de incorporar o home office e alternativas híbridas, também precisaram ressignificar o deslocamento de trabalho de funcionáiros para outras cidades.
Agora, com a amenização dos impactos da COVID-19, as viagens corporativas voltarão a todo vapor, e gestores terão que compreender, mais uma vez, uma nova realidade para lidar com os deslocamentos dos colaboradores.
Esse é um assunto que gera muitas dúvidas, tanto para gestores quanto para os colaboradores que fazem as viagens. Mas quais as regras e principais táticas para se ter sucesso na administração dos deslocamentos?
Se você tem buscado a resposta para esse questionamento, saiba que está no lugar certo. Ao longo deste artigo, explicaremos várias vertentes sobre o assunto para que você entenda como é possível tornar mais estratégica a gestão do deslocamento dos funcionários.
Quais os direitos de quem se desloca a trabalho?
É importante exaltar que o funcionário que viaja é respaldado pelas leis trabalhistas. Os direitos de viagem corporativa valem tanto para deslocamentos longos – em viagens internacionais – quanto para trajetos mais curtos, como uma visita a um cliente em uma cidade vizinha.
São consideradas viagens corporativas todos os deslocamentos que o colaborador faz fora do local de trabalho habitual, uma vez que o mesmo esteja representando a empresa. Então, mesmo que faça seu trabalho com o veículo próprio em uma filial, por exemplo, seus direitos devem ser considerados e respeitados.
Esses direitos envolvem horas extras, sobreaviso, entre outros. Abordaremos aqui outros aspectos referentes, justamente, aos artigos 62 e 469 da CLT.
O que diz a CLT sobre os deslocamentos?
Os artigos 62 e 469 da CLT não diz especificamente sobre o deslocamento, mas estipula duas ocasiões diferentes para a qual essa situação se encaixa. A primeira é sobre os empregados que têm registro de horas e os que não tem.
Registro de horas
Para aqueles que têm controle da jornada de trabalho é preciso um controle dela para confirmação. A gerência pode ocorrer da forma que for melhor para a empresa, seja com ponto eletrônico remoto ou por aplicativos. Desde que seja acordado, é válido.
Esse controle se faz necessários porque, caso um colaborador trabalhe 8h diárias, por exemplo, mas, por causa do deslocamento, precise sair uma ou duas horas mais cedo, a lei entende que são devidas horas extras.
Sem registro de horas
Para os trabalhadores que não têm jornada de trabalho definida também é preciso respeitar as 44h horas semanais e pagar as horas extraordinárias, quando comprovado.
Entretanto, com a súmula 338 do TST o ônus da comprovação é da organização e não do funcionário. Ou seja, é o empregador quem deve provar que o funcionário não fez jornada extraordinária e não o contrário.
Não confunda com o adicional de deslocamento e transferência
Apesar de serem dois assuntos diferentes, é válido mencionar para que não haja enganos. O art. 469 e 470 da CLT dizem respeito ao deslocamento do funcionário, mas em relação ao seu local de trabalho, implicando na mudança de domicílio.
Art. 469
Diz principalmente que é proibido ao empregador mudar o local de exercício do colaborador previsto no contrato sem consentimento prévio. A exceção acontece para aqueles que têm cargos de confiança e condição implícita ou explícita da função.
Ainda assim, para que isso ocorra é preciso que haja a real necessidade para realização do serviço. A lei também diz que caso seja preciso transferir o funcionário, respeitando as condições, deve-se pagar um adicional de 25% do seu salário anterior.
Art. 470
O artigo 470 é complementar ao primeiro. Enquanto o anterior fala de deslocamentos provisórios do local de trabalho, o 470 diz respeito às mudanças definitivas. A CLT trata desse assunto em relação à transferência para outros estados ou cidades.
Quando ocorrer uma transferência definitiva do local de trabalho, a organização tem que arcar com todas as despesas do processo. Entretanto, não tem a obrigatoriedade de conceder adicionais.
Como calcular o quanto pagar para o deslocamento
Como se trata de uma viagem, é necessário organização. Isso significa que é preciso levar em consideração a forma de chegar ao local, o transporte na cidade, onde será o local de descanso, alimentação, etc.
Não abordaremos aqui todas as questões, mas você pode acessar nosso conteúdo sobre planejamento de viagens para saber mais sobre tudo o que envolve um planejamento eficiente.
Passagens aéreas ou combustível
Um dos erros mais comuns ao calcular despesas de viagens é não fazer uma média de gastos. Enquanto um erro comum do planejamento é não procurar opções com antecedência.
Caso a viagem para outra cidade ocorra de avião é necessária a pesquisa de preços para chegar ao melhor valor. A Flash Expense Travel oferece informações de diversos sites de passagens aéreas, rodoviárias e aluguel de carro para essa situação.
Caso o empregador entenda que a viagem é mais vantajosa se feita de carro, o colaborador precisa ser reembolsado.
Tendo a informação do local em mão é possível chegar ao melhor valor da passagem e fazer uma estimativa do combustível necessário para o deslocamento.
Hospedagem
Em viagens corporativas, o empregado pode precisar ficar mais de um dia no local, e, caso fique, ele precisa repousar. Nesse momento entram os hotéis, que também devem ser pesquisados previamente.
É importante prezar pela redução de custos, mas a integridade, bem-estar e saúde do funcionário não podem ser comprometidos. Hotéis perto dos compromissos podem ser vantajosos economizarem com o transporte.
Enquanto hospedagens mais baratas, mas afastadas, podem oferecer risco ao viajante. Caso ele seja assaltado e perca o computador da empresa, seu celular, o prejuízo é grande e informações podem ser vazadas. Lembre que o barato pode sair caro e que é importante prezar pelo Duty of Care.
5 dicas para ter uma boa organização no deslocamento de funcionários
Como envolvem direitos trabalhistas, a empresa deve ter um bom controle para que todos sejam respeitados. Fazendo isso, evita-se processos e indisposições entre gestores e funcionários. Confira 5 dicas para uma boa gestão desses deslocamentos.
Atenção à quilometragem
Reembolsar os quilômetros rodados não envolve somente o combustível usado, ele abrange também a manutenção e depreciação do veículo, as taxas, pedágios, entre outros.
Essa situação envolve muitos detalhes, caso queira mais informações acesse nosso conteúdo sobre reembolso de quilometragem ou baixe nossa planilha.
É fundamental que seja feito da forma correta, pois a responsabilidade de arcar com as despesas da atividade empresarial é do empregador e, para que haja uma relação justa, o colaborador precisa ser reembolsado por todos os gastos.
Faça o controle de viagens
É importante ter um bom controle de viagens corporativas, pois sem ele, a redução de custos é impossível. Para realizar esse controle é possível fazer uso de planilhas, calendários ou qualquer outro recurso que facilite a visualização e organização.
Lembramos que o controle de deslocamentos está ligado ao planejamento. Dessa forma, a pesquisa por preços e construção de orçamentos é fundamental para ambos.
Preze por uma boa política de reembolsos
Uma política de restituições eficiente é fundamental para que haja satisfação dos colaboradores e economia de dinheiro. O reembolso de despesas é obrigatório por lei, pois é proibido que os custos da atividade sejam transferidos ao funcionário.
Uma boa política de reembolso vai definir o que é e não é reembolsável, aquilo que precisa ser apresentado como comprovante de despesas, além do prazo para realizar a prestação de contas. Essa política vai esclarecer os principais pontos e definir diretrizes para as restituições.
Sem esse documento, o dinheiro pode estar sendo mal usado ou gasto sem a real necessidade. Fora isso, há aumento na chance de fraudes e insatisfação dos viajantes, que muitas vezes têm seus pedidos negados sem saber o porquê.
Tenha um bom processo de prestação de contas
A prestação de contas é fundamental para garantir a eficiência e transparência dos processos. Ele pode ser feito só apresentando os comprovantes ou de forma mais elaborada de forma que otimize o dia.
Além disso, ele permite checar quais foram os gastos e facilita a visualização do que pode ser melhorado. O relatório de despesas de viagem, por exemplo, permite a construção de um histórico de viagem que facilita a elaboração de orçamentos futuros.
Tenha a tecnologia como aliada
A tecnologia é uma poderosa aliada para otimizar a rotina. Muitos processos manuais que levam horas podem ser encurtados com a ajuda de um software.
A Flash Expense oferece diversas funcionalidades que ajudam empresas a economizar dinheiro e tempo. A Digitalização de Despesas permite que o colaborador faça upload dos recibos na nuvem, enquanto o gestor os checa assim que ele é feito.
O Reembolso por Quilometragem permite que o responsável defina uma taxa fixa para o km rodado, enquanto ele calcula o reembolso de forma automática baseado em GPS.
Os gestores não precisam perder horas valiosas fazendo trabalhos burocráticos, seja calculando o reembolso por km rodado ou conferindo comprovantes.
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