Como calcular o valor e o desconto do vale-transporte?

Por Alice Maneschy · 3 nov 2023

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O desconto de vale-transporte (VT) é um tema bastante relevante para a gestão de benefícios corporativos.

Esse benefício possibilita que os colaboradores utilizem os meios de transporte públicos para se deslocarem de suas residências até o local de trabalho, e vice-versa. Ou seja, o vale-transporte representa a mobilidade para o dia a dia dos colaboradores.

No entanto, muitas dúvidas cercam o assunto. Entre as mais comuns estão questões relacionadas ao cálculo e descontos do VT, além de quando a empresa pode deduzir esses valores.

Frente a esses questionamentos, preparamos um conteúdo para responder às dúvidas de gestores de RH e funcionários. Entenda como o empregador deve conduzir o valor total descontado da folha de pagamento e o que diz a lei.

Acompanhe a leitura.

Afinal, o que é o vale-transporte?

O VT é um benefício obrigatório concedido aos funcionários que trabalham em regime CLT para custeio do transporte utilizado no trajeto que ele percorre entre sua casa e a empresa.

O funcionamento geralmente envolve as seguintes características:

• custeio: o empregador subsidia parcialmente ou integralmente as despesas de transporte do empregado;
  
• emissão: a empresa emite os vales-transporte, que podem ser físicos ou digitais;
  
• utilização: o empregado utiliza o VR para pagar passagens de transporte público, como ônibus, metrô, trem, etc.
  
• limitações: o vale-transporte não pode ser utilizado para outros fins que não sejam relacionados ao deslocamento do empregado de casa para o trabalho e vice-versa.

O que diz a lei sobre o valor e o desconto do vale-transporte?

A lei do vale-transporte pertence ao regime CLT. Veja o que diz o artigo 458:

“Além do pagamento em dinheiro, compreende-se no salário, para todos os efeitos legais, a alimentação, habitação, vestuário ou outras prestações "in natura" que a empresa, por força do contrato ou do costume, fornecer habitualmente ao empregado. Em caso algum será permitido o pagamento com bebidas alcoólicas ou drogas nocivas.”

Essa diretriz estabelece que, como parte do salário base de um colaborador, deve ser pago todo e qualquer valor que implique na execução do trabalho. Isso inclui o vale-transporte, benefício essencial para o deslocamento para o local de trabalho.

Além disso, a lei nº 7.418/1985 e o Decreto nº 95.247/1987 preveem alguns fatores determinantes sobre o VT.

• Art. 1º – "Fica instituído o vale-transporte, que o empregador, pessoa física ou jurídica, antecipará ao empregado para utilização efetiva em despesas de deslocamento residência-trabalho e vice-versa, através do sistema de transporte coletivo público, urbano ou intermunicipal e/ou interestadual com características semelhantes aos urbanos, geridos diretamente ou mediante concessão ou permissão de linhas regulares e com tarifas fixadas pela autoridade competente, excluídos os serviços seletivos e os especiais."
• Art. 2º – "O vale-transporte, concedido nas condições e limites definidos, nesta Lei, no que se refere à contribuição do empregador."
• Parágrafo único – "O empregador participará dos gastos de deslocamento do trabalhador com a ajuda de custo equivalente à parcela que exceder a 6% (seis por cento) de seu salário básico."

1. Valor

O valor do vale-transporte deve cobrir as despesas do empregado com deslocamento entre sua residência e o local de trabalho utilizando o transporte público coletivo.

Sendo assim, em geral, o montante é calculado com base no custo das passagens de transporte.

2. Desconto no salário

O empregador é autorizado a descontar, mensalmente, até 6% do salário base do contratado para custear o vale-transporte. No entanto, em alguns casos, esse percentual pode ser menor.

3. Restrição de desconto

A dedução não pode ser superior ao custo total das passagens de transporte que o empregado necessita para o trajeto casa-trabalho-casa. Se o valor do desconto for maior que o custo do transporte, o empregador deve arcar com a diferença.

4. Obrigação do empregador

O empregador é responsável por fornecer o vale-transporte ou seus equivalentes, como cartões ou bilhetes, de forma antecipada e em quantidade suficiente para o mês de deslocamento do empregado.

Como calcular o valor e desconto do vale-transporte?

O cálculo do vale-transporte é baseado na quantidade de passagens necessárias para o deslocamento do funcionário.

De acordo com a legislação que regula o pagamento do vale-transporte, não há limite máximo ou mínimo para esse benefício. Dessa forma, o valor do vale-transporte se baseia nas seguintes informações:

• distância da residência ao local de trabalho;
• meios de transporte utilizados para o deslocamento;
• custo de cada passagem (ônibus, metrô e integrações); e
• dias por mês em que o deslocamento será realizado.

Exemplo de cálculo do VT

Suponhamos que o custo de uma passagem de ônibus para o trajeto de um empregado seja de R$4,00. Esse colaborador se desloca para o trabalho 22 vezes por mês e tem um salário base de R$2.000,00.

É importante não se esquecer de contabilizar tanto a ida quanto a volta do funcionário ao trabalho.

Identificação das despesas de transporte

• Número de dias de deslocamento: 22;
• Custo da passagem: R$ 4,00.

Cálculo do valor total

• Valor total das despesas de transporte = 2 trajetos (ida e volta) x 22 dias trabalhados x R$4,00 = R$176,00.

Neste cenário, o valor total de VT deste colaborador é de R$176,00 por mês. Mas e a dedução: como funciona o desconto de 6% de vale-transporte? Confira a seguir

Cálculo do desconto máximo

• Desconto máximo permitido por lei: 6% do salário base;
• Desconto máximo = 6% x R$ 2.000,00 = R$ 120,00.

Sendo assim, a empresa paga uma parte do VT e o colaborador paga outra, que pode ser de no máximo 6% do seu salário completo. Neste exemplo, o valor total das despesas de transporte (R$176,00) é maior que o desconto máximo permitido por lei (R$ 120,00).

Portanto, o desconto na folha de pagamento será o resultado da dedução entre ambos os valores: R$176,00 - R$120,00. Ou seja, o montante descontado em folha será de R$56,00.

5 passos para não errar ao calcular o VT dos colaboradores

Para recapitular as informações, listamos um passo a passo simplificado de como é feito o cálculo de desconto sobre o vale- transporte.

Siga as três etapas a seguir e as orientações legais para fornecer esse benefício corretamente na sua empresa e evitar possíveis fraudes e problemas fiscais.

1. Verifique as solicitações dos funcionários: os empregados devem solicitar o VT, indicando a necessidade de utilizá-lo para seu deslocamento até o trabalho.
2. Calcule o valor total: não se esqueça de contabilizar feriados e outros dias não-trabalhados para chegar à quantia verídica do VT.
3. Calcule o desconto do vale-transporte individualmente ou por grupos: colaboradores com salários diferentes devem ter deduções diversas de acordo com o valor base da remuneração para assegurar que a empresa está em conformidade com a legislação.
4. Revise os cálculos para garantir assertividade: realizar uma revisão é essencial para evitar erros e riscos trabalhistas.
5. Não esqueça do recibo de vale-transporte: após o cálculo e o fornecimento do valor, é essencial formalizar que o contratado recebeu o benefício através deste documento.

Em resumo, uma gestão de benefícios eficiente não apenas atende às obrigações legais, mas também demonstra preocupação com o bem-estar dos funcionários. Isso é ideal para promover um ambiente de trabalho saudável e responsável.

Portanto, é fundamental que os empregadores estejam cientes das regras aplicáveis ao desconto do vale-transporte e garantam o fornecimento adequado desse benefício.

Com a Flash, os colaboradores não contam apenas com o fornecimento do VT, mas também uma diversa gama de benefícios flexíveis para o dia a dia de trabalho.

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