Veja 6 passos para estruturar um plano de comunicação interna

Por Ana Paula Souza · 10 out 2022

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Desde que a pandemia de covid-19 estourou, transformando o trabalho remoto em realidade, a comunicação interna nas empresas ganhou enorme protagonismo. E o RH, principal elo entre a companhia e suas equipes, tem um papel essencial na construção desse diálogo corporativo — sobretudo em tempos de trabalho híbrido.

Ter uma boa estratégia para que valores, cultura e informações relevantes do negócio cheguem aos colaboradores, com clareza e dinamismo, tornou-se fundamental.

Se antes a comunicação interna tinha como único objetivo divulgar informes burocráticos, hoje isso não basta. É preciso envolver e engajar as pessoas. E isso só é possível quando há um relacionamento próximo entre empresa e funcionário.

“O principal desafio da comunicação interna é tornar ambientes mais humanizados, com respeito, diálogo e troca. É muito mais do que o simples fato de a empresa querer manter os públicos informados”, diz a escritora e consultora Marlene Marchiori, pós-doutora em comunicação organizacional pela Brian Lamb School of Communication, nos EUA.

Mas como gestores de RH e suas equipes podem contribuir para a melhoria da comunicação interna? O primeiro passo é pensar de forma estratégica e, a partir daí, desenvolver um plano de ação, alinhado com os objetivos da companhia.

A seguir, mostramos os principais desafios da comunicação interna, sua relação com o endomarketing e como montar um plano bem-sucedido em 6 passos.

Comunicação interna: muito além da informação

De maneira geral, a comunicação interna se baseia na transmissão de informações de uma empresa para seus colaboradores, por meio de canais que vão desde o tradicional e-mail até a rede social corporativa.

Trata-se de uma excelente ferramenta para divulgar a cultura organizacional e o alinhamento estratégico da organização, o que tem impacto direto no engajamento, na produtividade e até mesmo na marca empregadora (employer branding).

Para que a comunicação interna seja realmente efetiva, ela precisa funcionar como uma via de mão dupla, na qual tanto a empresa quanto o colaborador têm oportunidade de opinar.

“Quando conseguimos comunicar quais são as metas da empresa e o que esperamos de cada um para que elas sejam alcançadas, de forma transparente, intencional e inspiradora, estamos contribuindo para impulsionar os resultados através das pessoas, trazendo sentido àquilo que elas já fazem diariamente”, diz Kamila Karolczak, especialista em comunicação interna, cultura organizacional e pesquisa de clima.

Além da questão motivacional, a comunicação interna efetiva traz outros pontos positivos:

Alinhamento da equipe com os objetivos da empresa
Maior produtividade de todas as áreas
Redução de tempo gasto com retrabalho provocado por falhas de comunicação
Maior transparência na gestão, o que tem impacto positivo na confiança dos trabalhadores
Maior integração entre equipes e engajamento dos colaboradores

Qual a diferença entre comunicação interna e endomarketing

Embora ambas sejam focadas no público interno — e por isso é comum que haja a dúvida —, a comunicação interna e o endomarketing têm objetivos diferentes.

Se, por um lado, a primeira é usada para levar informações da empresa para as equipes, o endomarketing desenvolve ações para estreitar o relacionamento com o colaborador.

Como o próprio nome diz, ele é uma espécie de marketing interno, que tem três pilares: motivação dos funcionários, integração das equipes com a cultura da empresa e informação sobre conceitos importantes da empresa, como missão, visão e valores.

Neste último ponto, as estratégias de endomarketing podem contar com o apoio da comunicação interna.

Os conceitos ainda estão confusos? Um exemplo prático: a ação de endomarketing é o evento de happy hour para comemorar o recorde de vendas anual. E a comunicação interna está relacionada ao vídeo de agradecimento do CEO, dizendo que o mérito é de todos os times, que se dedicaram para alcançar este objetivo em comum.

6 passos para estruturar um plano de comunicação interna

A comunicação interna deve ser um compromisso de toda a organização, a começar pelas lideranças. Dessa maneira, o RH precisa contar com todos os times para colocar o plano em prática. Por onde começar?

“Ao construir a comunicação interna de uma empresa, as áreas envolvidas com o processo devem, em primeiro lugar, entender quem é o seu público”, diz Kamila.

A partir daí, fica mais fácil saber que linguagem usar e quais os melhores caminhos para que a informação chegue até os colaboradores. “Além disso, é preciso saber o porquê comunicar: somente para entregar informação ou para intencionar e inspirar os colaboradores para que possam transformar os seus comportamentos a curto e a longo prazo?”, questiona a especialista em comunicação interna.

As respostas para essas perguntas ajudam não somente a construir o planejamento, mas também a definir como a empresa será percebida por seus colaboradores.

Confira o passo a passo deste processo:

Trace um panorama da situação atual

O objetivo aqui é compreender como está a comunicação na organização.

Uma forma de fazer essa análise é observar como os trabalhadores se relacionam e como isso funciona entre os diferentes níveis hierárquicos.

Os colaboradores se sentem perdidos com relação ao que acontece no trabalho? Entendem os objetivos em comum? Pesquisas de feedback organizacional podem ser um ponto de partida para obter respostas a perguntas essenciais que vão guiar o processo de melhoria da comunicação como um todo.

Compreenda os objetivos da empresa

Uma das funções da comunicação interna é divulgar os objetivos da corporação para os colaboradores. Por isso, é essencial que a equipe de RH que vai traçar o plano tenha clareza sobre o que a empresa quer conquistar a curto, médio e longo prazo.

E, uma vez listados esses objetivos e os caminhos a serem trilhados para a realização deles, é hora de pensar em como levar essas informações para os colaboradores.

Levante as principais ações da empresa

Reúna datas importantes, ações de marketing e endomarketing, eventos organizados ou patrocinados pela empresa. Crie um calendário para alinhar essas informações com relação a data em que serão realizadas e quando deverão ser divulgadas para os colaboradores.

Se preferir, organize cada ação com base numa estrutura básica:

Nome da ação:
Responsáveis:
Quando deve ser divulgada:
Que público deve atingir:
Como será colocada em prática:
Quais os investimentos e recursos necessários:

Pense em canais de divulgação efetivos

De nada adianta criar um plano de comunicação interna se a mensagem não chegar até o colaborador. Por isso, é importante compreender o perfil dos funcionários, a linguagem deles e levantar canais de comunicação que realmente sejam efetivos para cada situação.

A seguir, listamos os canais mais utilizados e o perfil de cada um deles:

Intranetn– A rede de comunicação com acesso restrito aos funcionários funciona para centralizar processos da empresa e compartilhar avisos e informações de maneira ampla
TV Corporativa – Um canal corporativo em audiovisual ajuda a reforçar informações sobre o trabalho, datas de eventos e outros conteúdos gerais
Videoconferência – É a melhor ferramenta para encurtar distâncias, engajar e integrar equipes que trabalham em diferentes locais e divulgar estratégias e resultados
Mural de recados – Apesar de parecer simples, este canal ainda é bastante efetivo principalmente para colaboradores que não têm acesso constante à internet ou aplicativos de mensagens
E-mail – Essencial para o compartilhamento de comunicados gerais, como os de recessos e mudanças
Softwares de gestão de projetos, rede social corporativa e aplicativos de mensagens instantâneas – São alternativas tecnológicas que agilizam a transmissão das informações e ajudam a solucionar problemas com facilidade

O uso de um canal não exclui necessariamente o outro. Em muitos casos, eles funcionam de forma complementar para fortalecer algumas estratégias de comunicação interna.

Baseie as ações na estratégia da empresa

Desenvolva ações para cada mês, traçando as atividades previstas, os setores que serão envolvidos e o orçamento base, caso haja algum custo extra para a divulgação.

Uma vez aprovado o planejamento, é hora de buscar ajuda das equipes para executar e divulgar as ações. Vale lembrar que quanto mais os colaboradores se envolverem no processo, melhores tendem a ser os resultados. Em resumo, o RH conduz as ações, contando com o apoio dos times e gestores.