Um dos fatores mais importantes para o bom funcionamento operacional de uma empresa, é saber levantar informações e avaliar os gastos relacionados às atividades desempenhadas pelo colaborador. Nesse cenário, a ajuda de custo tem um papel muito importante. Porém, para evitar falhas e problemas no financeiro, o gestor precisa estar atento às particularidades que envolvem desde a concessão até a maneira sobre como é contabilizada.
Nos próximos parágrafos, vamos entender os principais pontos relativos à ajuda de custo, dentre eles, como contabilizar e as dificuldades envolvendo a prática. Continue a leitura e fique por dentro desse tema.
Composição da ajuda de custo
De forma direta, a ajuda de custo é um valor, muitas vezes determinado pela empresa, direcionado ao colaborador, sendo pago apenas uma vez ou de forma eventual com o objetivo de cobrir despesas específicas, como o deslocamento para trabalho, acompanhamento de clientes, despesas de transferência e com eventos profissionais, por exemplo.
Importante: a ajuda de custo não pode ser considerada como um benefício ou ganho para o empregado, especialmente porque agrega um caráter indenizatório. Além disso, não deve ser tida como diária de viagem, pois é algo concedido de maneira eventual — na realidade, essa é a principal diferença entre essas duas práticas muito usadas por várias empresas.
Quando a ajuda de custo é oferecida
Há duas situações distintas que dispõe sobre as aplicações desse valor.
O primeiro caso, é quando o trabalhador precisa realizar algum compromisso de trabalho eventual. Ou seja, o objetivo é reembolsar o funcionário de despesas que ele teve com deslocamento e que não estavam previstas em seu contrato de trabalho.
A segunda situação, é o caso de o colaborador ser transferido para uma unidade da empresa em outra cidade, funcionando aqui como uma espécie de suporte durante essa transição.
Um fator importante de saber sobre a ajuda de custo, é que não pode fazer parte da remuneração do funcionário. De acordo com o artigo 457 da CLT, ela não deve constar nos cálculos da folha de pagamento, tais como outras obrigações.
Sendo assim, podemos sintetizar os requisitos básicos e regras para a ajuda de custos nos seguintes pontos:
· concedido nos casos de transferência de local de trabalho;
· em viagens esporádicas;
· é preciso fazer a comprovação dos valores gastos com a viagem ou mudança;
· não pode ser adicionada como parte do salário, não importando o valor que foi gasto;
· além da viagem, pode ser aplicada em despesas com alimentação, serviços essenciais, aluguel de moradia e transporte da mudança.
Como contabilizar a ajuda de custo
Para qualquer empresa, a gestão contábil tem um papel extremamente importante. Afinal, ela serve como base para que o negócio se mantenha em perfeito funcionamento.
De fato, não existe uma regra expressa sobre como a contabilidade da ajuda de custos deve ser feita. Cada empreendimento tem uma maneira de atuar e processos distintos. Além disso, tudo depende do acordo que foi estabelecido com o funcionário.
Entretanto, uma das maneiras mais práticas fazer isso, é manter a chamada contabilidade de custos, onde os valores serão registrados na conta de ativo. Em outras palavras, quando o funcionário arca com a despesa com o dinheiro de seu próprio bolso e, posteriormente, é reembolsado pela empresa.
Nesse modelo em que temos um valor que será pago em determinado momento (reembolsado) ao profissional pode parecer algo simples, mas é preciso atenção!
Não fazer um bom acompanhamento dos registros é um dos maiores erros que induzem o gestor a não contabilizar corretamente a ajuda de custo, ficando mais vulnerável a problemas envolvendo os valores que deverão ser reembolsados.
É por isso que existe a real necessidade de o setor financeiro detalhar cada etapa da movimentação de forma organizada e transparente. Algumas ferramentas que podem ser úteis para a análise e organização da ajuda de custos e outras despesas são:
- planilhas eletrônicas — adaptadas para a realidade/necessidade da empresa;
- Software de gestão financeira;
- Aplicativos para dispositivos móveis — de acordo com o tamanho da empresa podem ser uma solução eficaz.
O que mais é preciso saber?
Algumas empresas dispensam os comprovantes dos gastos do colaborador. Isso não é recomendado, uma vez que pode interferir nos registros que citamos anteriormente.
Além disso, quando é exigida a comprovação dos gastos, o setor financeiro da empresa consegue prever uma média para eventuais situações futuras. Outra opção que, de acordo com a configuração das atividades, pode ajudar bastante a agilizar o processo de verificação e registro da ajuda de custo, é a própria empresa estabelecer um valor fixo para ajudar o funcionário nas viagens ou mudança de cidade.
Esse último ponto é muito prático, porém, é necessário ter bom senso. Por exemplo, se o ideal seria o colaborador ter uma ajuda de R$3.000,00 e a empresa oferece R$800,00 é inviável. Via de regra, vale aplicar a transparência com base em informações verificadas para evitar problemas para ambos os lados.
Vantagens de contabilizar a ajuda de custo
A gestão de custos é um pilar fundamental para determinar o sucesso ou fracasso da empresa. Por isso, seja micro ou grande, é essencial mensurar e avaliar os dados de forma frequente.
Algumas vantagens de todo esse cuidado são:
· ter informações sólidas para comparações, melhorias, análises e redução de gastos;
· ampliar o conhecimento sobre a situação financeira da empresa;
· permitir um maior controle sobre as operações;
· garantir que a evolução contábil seja permanente no negócio.
Problemas da ajuda de custo
Anteriormente, apontamos que algumas empresas dispensam a comprovação expressa por parte do funcionário ou não mantém um registro claro. Vamos entender porque isso é um grande problema.
Quando o colaborador não apresenta cupom fiscal, seus colegas de trabalho podem se sentir incentivados a seguir pelo mesmo caminho. Isso pode ser uma abertura para fraudes e inconsistências na contabilidade. Veja alguns exemplos:
· a empresa pode reembolsar itens que não são parte do trabalho ou permitidos, a exemplo do consumo de bebidas alcoólicas;
· pode haver reembolsos para gastos que nunca foram feitos configurando ganho indevido;
· problemas legais, a exemplo das empresas de Lucro Real que não teriam um documento para justificar a saída do dinheiro do caixa em uma eventual solicitação pela Receita Federal.
Por fim, procure entender as particularidades de sua empresa e como ela deve funcionar. A partir disso, será possível montar um planejamento que envolva não somente a ajuda de custos para o colaborador, mas toda uma política sólida e transparente de reembolso.
Quer saber mais sobre o funcionamento contábil de sua empresa? Confira nosso artigo explicativo sobre as diferenças entre custos e despesas.
