Como classificar despesas da sua empresa? Saiba como fazer a classificação correta

Por Yanick Gudim · 24 fev 2021

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Saber como classificar despesas de uma empresa é um daqueles desafios encontrados por todos os gestores e empreendedores.

Qual despesa se encaixa como fixa? Ela é administrativa ou operacional? Onde se enquadram os custos? Esse tipo de pergunta precisa ser respondida com autoridade para que haja boa organização na gestão financeira empresarial.

Diante de tantas variáveis e diferentes cenários, se diferencia o profissional que demonstra conhecimento e controle sobre os fatores que impactam diretamente no caixa da companhia.

O financeiro é um desses fatores, e os colaboradores do setor, em suas respectivas funções, são os responsáveis diretos por administrar o ativo.

Ou seja, são eles que vão precisar responder quando houver um problema – ou mesmo um questionamento – envolvendo a classificação de despesas.

Foi pensando nisso que preparamos esse conteúdo. Vamos explicar detalhadamente para que você entenda a diferença entre os tipos de despesas, custos e outros gastos do seu negócio.

Nosso objetivo é mais do que apenas detalhar os conceitos. Vamos trazer clareza sobre o controle financeiro para te apresentar possibilidades de potencialização do financeiro.

Antes, porém, precisamos entender uma diferenciação básica.

Como classificar custos e despesas?

As despesas são geralmente confundidas com os custos dentro de uma empresa. Tratam-se de termos muito parecidos, assim como os conceitos. Por isso, é fundamental saber como diferenciá-los.

As diferenças entre custos e despesas podem ser resumidas rapidamente. Um está relacionado aos gastos com o produto e o outro com a administração. Mas qual é qual?

As despesas são todos os gastos utilizados, direta ou indiretamente, para gerar receita.

Já os custos se referem aos gastos diretamente relacionados à produção do produto ou prestação do serviço.

Abaixo, listamos alguns exemplos para facilitar o entendimento.

O que são despesas?

• Contas de infraestrutura, como a de água e luz;
• reembolso de colaboradores;
• compra de materiais de escritório;
• comissões de venda.

Ainda podemos dividi-las entre despesas operacionais e administrativas ou até mesmo despesas fixas e variáveis. É importante conhecer cada vertente para ter cada vez mais controle sobre o ativo.

O que são custos?

De acordo com a definição de custo dos produtos ou serviços no Regulamento do Imposto de Renda, podemos citar alguns exemplos como:

• salário pago referente pela mão de obra do colaborador;
• matéria prima do produto final;
• manutenção e locação das instalações;
• logística para entregas;
• insumos produtivos;

Assim como acontece com as despesas, também podemos classificá-los entre custo variável ou fixo, custo direto ou indireto.

Como classificar despesas de uma empresa?

Existem diferentes formas de se fazer a classificação. Algumas são mais simples, enquanto outras são mais complexas e detalhadas.

Abaixo, detalhamos as mais conhecidas e exemplificamos seus possíveis usos dentro de uma empresa.

Despesas fixas ou variáveis

Esse tipo de classificação é regulado pela variação, dando maior controle sobre o fluxo de caixa.

Despesas fixas

Independentemente do resultado mensal da companhia, não se alteram. Confira alguns exemplos abaixo:

• taxas bancárias;
• aluguel do imóvel;
• seguros;
• folha de pagamento – sem horas extras.

Despesas variáveis

São dependentes da atividade fim da companhia. Os gastos variáveis são calculados mês a mês, de acordo com as vendas e horas de produção.

Entre os exemplos, podemos citar:

• contas de luz e água;
• horas extras;
• comissões de venda;
• reembolso de viagens corporativas.

Quer saber mais? Confira nosso conteúdo completo sobre a diferença entre despesas fixas e variáveis.

Despesas regulares ou extraordinárias

A forma mais básica de se classificar, gerando menos complexidade e um entendimento financeiro mais fácil.

Despesas regulares

Previsíveis, são aquelas que a organização já conhece e espera mês após mês.

• salários de funcionários;
• impostos;
• locação.

Despesas extraordinárias

Não são previstas pela empresa ou os gestores. Entre elas, podemos usar como exemplo:

• manutenção de equipamentos;
• multas;
• processos.

Despesas administrativas ou operacionais

É possível também classificar as despesas de acordo com o setor da empresa.

Despesas administrativas

É o gasto que não está diretamente ligado à produção, mas sim à operação geral da companhia.

• contratação de funcionários;
• compra de materiais de escritório;
• pagamentos a terceiros – como consultorias, por exemplo.

Despesas operacionais

São essenciais para que a empresa pratique sua atividade principal.

• folha de pagamentos;
• encargos e impostos;
• contas de água e luz.

No nosso blog, você também encontra uma análise completa sobre o que são despesas operacionais e administrativas.

Dentro das despesas operacionais, ainda temos outras duas subdivisões.

Despesas comerciais

Gastos com impacto direto nas vendas do negócio, como investimentos em marketing e comissões.

Despesas financeiras

Como o próprio nome diz, são aquelas que envolvem o setor financeiro e todas as suas especificidades, como tarifas de bancos, juros e IOF, entre outros.

A importância da classificação de despesas

Classificando corretamente as despesas, a companhia consegue potencializar seu planejamento financeiro, além de diversos outros benefícios. Uma melhor organização do fluxo de caixa, por exemplo, é um deles.

Mais organizado, o departamento de finanças da empresa consegue visualizar melhor o cenário macro – e também micro – de tudo o que acontece com o ativo.

Para onde está indo o dinheiro? Quando? Porque? Qual o retorno? Responder a essas perguntas se torna uma tarefa muito mais fácil.

Passo a passo para classificar despesas de uma empresa

Quer trabalhar em fortalecer o planejamento financeiro da companhia fazendo essas classificações? A gente te ajuda.

1. Escolha a plataforma de ERP onde irá classificar as despesas

Esqueça o Excel. Hoje, já há softwares especializados em gestão financeira que tornam todo o trabalho da equipe mais fácil, ágil e eficiente. Existem diversas opções, especificidades e faixas de valor para atender a empresas de todos os portes.

2. Defina as classificações de despesas

Saber o que e como será registrado é primordial. Os colaboradores do setor financeiro precisam ter conhecimento de como deve ser registrado cada gasto, quais as classificações existentes e o que se enquadra em cada uma delas.

3. Conscientize sua equipe

É preciso que todos os envolvidos no financeiro estejam cientes da importância de registrar cada movimentação. Mais do que isso, que também sejam ativos e detalhistas em todas as etapas do processo.

4. Faça revisões constantes na classificação

Com o passar do tempo, se torna necessário que haja revisões periódicas da classificação. Junte-se aos gestores e colaboradores do departamento para discutir e definir se aquilo que foi definido ainda faz sentido, se algo precisa ser adicionado, modificado ou até excluído.

Otimizar o processo é uma tarefa fundamental para obter melhores resultados a cada ciclo.

5. Utilize as ferramentas certas para classificar as despesas da sua empresa

Como mencionado anteriormente, existem ferramentas que auxiliam o setor financeiro e a classificação das despesas.

A Flash Expense é uma delas.

Oferecemos a solução ideal para gestores que buscam maior controle de uma das despesas variáveis mais complexas: o reembolso de despesas corporativas.

Tornamos a gestão muito mais fácil, com um sistema unificado e integrado a seu ERP, fortalecendo a sua política de reembolso, evitando fraudes e irresponsabilidades com o dinheiro da empresa.

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