Entenda como calcular o custo de um funcionário em 3 regimes diferentes

Por Yanick Gudim · 29 set 2022

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Entender qual é o custo de um funcionário para a empresa permite a diminuição de gastos pelo aumento da produtividade. Ao visualizar como o colaborador pode ser melhor aproveitado, a aplicação eficiente da política de gastos se torna possível e, consequentemente, o aumento do lucro.

Para calcular o custo de um funcionário, é preciso de mais informações além do salário e por isso exige atenção. As variáveis consideradas são garantidas pela CLT e sua violação leva a processos trabalhistas.

O cálculo desse indicativo varia conforme os regimes tributários e leva em consideração o descanso semanal remunerado, 13º salário e benefícios como o vale transporte.

Sabendo quanto um funcionário custa à corporação é possível ver se o contrato vale a pena e como otimizar os valores investidos.

Além disso, sem saber essa informação, a saúde financeira da organização pode estar comprometida sem ela saber. A rescisão de contrato de trabalho de um funcionário de muitos, por exemplo, pode facilmente ultrapassar R$15 mil.

Dessa forma, se um ou mais funcionários de alto custo forem demitidos em um momento crítico, uma empresa pode até mesmo ir à falência.

Cálculo do custo de um funcionário em 3 regimes diferentes

O primeiro passo para descobrir o real valor gasto com cada funcionário é saber o regime tributário. No simples nacional, por exemplo, contribuições sociais como a do SEBRAE estão isentas. Confira a seguir o cálculo para os três modelos:

• Simples Nacional;
• Lucro Presumido e Lucro Real.

Simples Nacional

As organizações optantes pelo Simples Nacional não pagam os encargos do INSS patronal, seguro acidente de trabalho (SAT), nem salário educação ou contribuição para o SENAI.

Para fazer a conta é preciso fazer o cálculo da porcentagem em cima do salário. Suponha que o colaborador receba R$ 2 mil, as taxas em cima do valor seriam:

• fração de férias: 11,11%;
• fração de 13 º salário: 8,33%;
• FGTS: 8%;
• FGTS/Provisão de multa para rescisão: 4%;
• previdenciário sobre 13º/Férias/DSR: 7,93%.

Perceba que 39,37% além do salário de um colaborador é pago somente em impostos. Então, o valor de R$ 787 deve ser acrescentado ao que ele recebe para entender seu custo real. Nesse caso, estamos falando de R$2787.

Lucro Presumido e Lucro Real

As empresas que optam pelo Lucro Real ou Presumido têm obrigações maiores do que aquelas que estão sob o Simples Nacional. Então, o os fatores que influenciam o custo de um funcionário são:

• contribuição patronal: 20% de INSS;
• seguro de acidente de trabalho: 3%;
• salário educação: 2,5%;
• descanso semanal remunerado: 20%;
• 13º salário: 8,33%;
• sistema S (Sebrae, Sesi, Sesc, etc.): 3,3%;
• férias: 11,11%.

Nesse modelo 68,24% do que ele recebe deve ser acrescentado e pago em impostos. Então, para entender seu custo é preciso somar R$ 1364 ao seu salário. Nessa situação, o custo desse funcionário é de R$ 3364.

Como reduzir e otimizar os custos de um funcionário?

Como o custo de um colaborador está diretamente relacionado aos direitos garantidos pela CLT, não há como cortá-los. Alterar a porcentagem destinada a algum dos encargos pode resultar em processos trabalhistas.

Mesmo assim, há formas de diminuir esses gastos ao aumentar a produtividade. Quando eles estão trazendo mais resultados, os custos ficam proporcionalmente menores. Para atingir esse objetivo o gestor pode:

• investir em gestão de RH;
• realizar treinamentos;
• incentivar a produtividade;
• usar a tecnologia.

Investir em gestão de RH

Quando o setor de RH faz um planejamento que evita jornadas de trabalho longas e horas extras, os valores alocados são menores. É importante também dar e receber feedbacks para entender os pontos que podem ser melhorados.

Dessa forma, os funcionários se sentem ouvidos e eles compreendem como aproveitar melhor o tempo disponível, o que também aumenta a produtividade.

Realizar treinamentos

A capacitação da equipe é fundamental para otimizar os custos. Seja para ensinar a lidar com novas tecnologias ou aprimorar habilidades, os treinamentos permitem o aumento de eficiência e de resultados.

Incentivar a produtividade

Tão importante quanto treinar e gerir os colaboradores é incentivá-los. Para que os objetivos sejam alcançados é necessário que todos estejam engajados e se sintam motivados.

Definir prêmios como viagens, bônus ou mesmo PLR para os funcionários que se destacarem é uma forma de fazer isso. Todos estarão comprometidos em aumentar o desempenho, tornando o prêmio pequeno em relação ao total gerado.

As metas devem ser difíceis o suficiente para que atingi-las seja visto como uma conquista, mas não podem ser impossíveis. Se as metas forem irreais, o efeito será contrário: a equipe se sentirá desmotivada.

Caso isso aconteça, os níveis de produtividade podem se mostrar até menores do que antes. Como o time não estará comprometido em manter ou aumentar a performance, o trabalho será entregue com os mínimos dedicação.

Usar a tecnologia

A tecnologia é uma ferramenta fundamental para reduzir o custo de pessoal. Muitos processos podem ser automatizados, gerando mais dinamismo na rotina financeira. Quando os procedimentos são totalmente manuais, perde-se muito tempo com eles.

O sucesso de um negócio depende de gestores e de uma boa equipe. Por isso ,quando estão presos em atividades burocráticas, estão sendo subaproveitados.

O uso de softwares de gestão financeira permite que eles se concentrem em ações estratégicas. Dessa forma, o valor gerado no dia a dia pelos responsáveis é maior, enquanto os colaboradores realizam atividades com maior velocidade.

Além disso, os procedimentos manuais são passíveis de erros de digitação, por exemplo. Ao automatizar alguns deles, a diminuição de falhas humanas é vista, melhorando o desempenho dos funcionários e da empresa.

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