Carta de solicitação para reembolsos: o que é e como fazer na empresa?
O reembolso de despesas dentro de uma empresa precisa ser minucioso para evitar erros e fraudes, mas também não pode ser tão burocrático a ponto de aborrecer o ressarcido. Por isso, padronizar o processo é o primeiro passo para que tanto gestores quanto colaboradores otimizem o tempo sem criar riscos.
A carta de reembolso permite que todas as solicitações sejam feitas de maneira padronizada, contendo dados indispensáveis para que o ressarcimento seja feito corretamente. Além disso, ainda facilita a construção de relatórios para análises.
Uma carta de solicitação de reembolsos precisa conter todas as informações necessárias para que os gestores possam conferir e, posteriormente, realizar a restituição ao funcionário.
É bom lembrar que esta carta é uma forma de comunicação entre pessoas que estão em posições de hierarquia diferentes. Enquanto uma apresenta um problema ou pede por um auxílio, o outro está no papel de solucionador. Dessa forma, a linguagem precisa ser formal e respeitosa.
A carta é um dos documentos utilizados para o reembolso de despesas corporativas, mas não o único. Contar com um modelo de relatório de despesas de viagem também pode te ajudar a organizar os processos e assegurar uma gestão mais eficiente. Confira abaixo nosso modelo gratuito e baixe-o agora mesmo gratuitamente.
Como fazer uma carta de solicitação de reembolso?
A estrutura usada em uma carta de reembolso de despesas pelo dinheiro usado por funcionários deve ser clara e objetiva. Não há espaço para desenvolver muito os porquês do pedido, apesar de ser necessária a argumentação.
Sendo assim, ela tem por finalidade estabelecer a comunicação e explicitar o termo de ressarcimento. Como este tipo de pedido ainda é uma carta, é preciso ter as informações comuns a todas as cartas.
A marcação do local e tempo, identificação do destinatário e remetente e vocativo são necessários. Além disso, é preciso a solicitação e justificativa, agradecimento, assinatura e despedida
No geral, para fazer uma carta de reembolso é preciso descrever as seguintes informações:
- local e data;
- identificação do destinatário e pronome de tratamento;
- vocativo, chamando e iniciando a mensagem;
- solicitação e justificativa;
- despedida;
- assinatura;
- nome do remetente.
Modelo de carta para pedido de reembolso
Lembre que este documento exige um trato mais formal e respeitoso, respeitando a sobriedade que existe no contexto de trabalho. Confira o modelo abaixo:
_________, _____ de _________________ de _______.
Ao/À ________________ (pronome de tratamento adequado. Ex: gestor(a), superior, dirigente, etc) _________________(nome da pessoa)
Eu, ____________________________________(nome completo), _________________(nacionalidade), ________________(estado civil), _____________(profissão), inscrito no CPF sob o nº________________e RG sob o nº ________________, residente no endereço ___________________________, na qualidade de ____________________(cargo), me apresento, por meio desta carta, para solicitar reembolso no valor de R$___________, _________________________(número em extenso), gastos com alimentação, hospedagem e transporte, em viagem à ______________ entre __/__/__ e __/__/__, com o objetivo de _______________, conforme descrito e comprovado abaixo por meio da documentação exigida.
______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
(breve descrição da viagem e gastos acompanhado dos comprovantes)
Aguardo paciente uma resposta referente à solicitação.
(assinatura)
_________________________________________
(nome completo)
________________________________________________________
Como a tecnologia substitui processos manuais de reembolso de despesas?
Criar relatórios e buscar por dados de histórico de despesas corporativas é um processo burocrático e que demanda tempo. No entanto, a tecnologia já otimiza diversas atividades envolvendo o reembolso de despesas.
Com a Flash Expense, é possível automatizar todo o procedimento desde a digitalização de notas fiscais até o o fluxo de aprovação, passando pela implementação da política de reembolsos e muito mais.
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Os processos manuais geram perda de dinheiro e representam muitas horas de trabalho, segurando especialistas em atividades menos importantes. Por isso, é fundamental pensar em formas de organizar o reembolso de despesas de forma mais eficaz.
Com a nossa ferramenta de digitalização de despesas, você evita a perda desses documentos, enquanto o gestor pode checar tudo em tempo real assim que o upload é feito.
As notas, cupons e recibos podem ser subidos em qualquer lugar a qualquer momento, o que te garante maior agilidade no processo. Além disso, você também consegue:
- mais segurança na validação dos comprovantes;
- mais agilidade no fluxo de aprovações;
- fortalecimento do compliance financeiro.
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