Carta de correção para nota fiscal: o que pode ou não ser corrigido, regras e mais

Por Yanick Gudim · 30 jan 2023

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Quem atua no financeiro de uma empresa sabe que a emissão de uma nota fiscal errada pode gerar bastante dor de cabeça. Por isso, é fundamental conhecer a carta de correção e como ela funciona.

A carta de correção para notas fiscais é um documento que retifica as informações de uma nota fiscal. Bastante utilizada nas rotinas financeiras, evita a necessidade de cancelar, emitir outra nota ou mesmo de gerar problemas com a conformidade das leis fiscais e tributárias.

O uso desse recurso evita contratempos como casos de notas frias, por exemplo, fortalecendo o compliance financeiro. Por isso, saber quando, como e porque usar a carta de correção é indispensável, seja você um gestor ou um analista.

Também conhecida como CC-e – Carta de Correção Eletrônica –, não tem um modelo específico a ser seguido, mas precisa atender certos requisitos. Uma das principais dúvidas que rondam os profissionais responsáveis por emitir uma carta de correção é: o que pode e o que não pode ser corrigido?

Confira abaixo a explicação completa.

O que pode ser corrigido na carta de correção?

A alteração realizada pela carta de correção só é permitida quando não impacta no cálculo da alíquota ou quando a NF facilita alguns tipos de fraudes e irregularidades, como dados cadastrais. Confira o que pode ser alterado pela CC-e:

• código fiscal da operação que não mudem o cálculo de impostos;
• códigos fiscais, desde que não alterem os valores fiscais;
• data de emissão ou saída que não modifique o período de apuração do ICMS;
• peso, volume e outras características do item;
• endereço do destinatário;
• razão social;
• dados adicionais, como nome do vendedor responsável.

E o que não pode ser corrigido?

As informações não podem ser corrigidas quando há algo que possa alterar o cálculo ou a operação do imposto. Por isso, ao fazer uma carta de correção, saiba que não é possível alterar:

• base de cálculo e alíquota;
• diferença de preço;
• quantidade de itens;
• valor do produto ou do serviço prestado;
• remetente ou destinatário;

Como funciona a carta de correção e quais suas regras?

Quando emitido, o documento retifica as informações de uma NF sem que ela perca sua validade. Além disso, nem o emissor, nem o receptor da nota fiscal são prejudicados por uma nota fiscal errada quando a CC-e é expedida.

Como se trata de um documento adicional corretivo, a carta de correção é uma errata no formato texto. Ela deve conter entre 15 e 1000 caracteres e precisa seguir algumas outras regras também. Confira algumas condições para sua emissão:

• o texto precisa ter no mínimo 15 e no máximo 1000 caracteres;
• o prazo para a correção da nota é de 30 dias;
• a CC-e deve ser assinada por meio do certificado digital;
• 20 cartas de correção é o número máximo para uma NF. Caso ultrapasse, a nova carta precisa ter todas as retificações anteriores.

Como fazer a errata de nota fiscal?

A correção, em papel ou eletrônica, de notas fiscais não é difícil de fazer, mas uma é mais trabalhosa que outra. Quando se trata do modelo eletrônico, basta entrar no sistema da Secretaria da Fazenda (SeFaz) ou no sistema de emissão de NF que usa. O passo a passo é o seguinte:

1. acesse o sistema que usa, de emissão de NF ou da SeFaz do seu estado;
2. identifique a nota fiscal que deseja corrigir e vá em carta de correção;
3. redija um texto descritivo, específico e objetivo, sem acentos ou cedilhas, que contenha entre 15 e 1000 caracteres, por exemplo:
   1. corrigir peso bruto do produto de 650 kg para 630 kg;
   2. considerar o código CFOP 2.354 ao invés do código 2.353;
   3. corrigir a razão social X para Y;
4. confira todas as informações, as da nota e as corrigidas, para evitar retrabalhos;
5. confirme a correção.

No entanto, quando se diz respeito ao manual, é bom ter um modelo que padronize todas as erratas e otimize o processo. Isso fará com que gestores ganhem tempo e evitem refações ou mais de uma errata feita para uma mesma NF.

De forma geral, o ideal é que haja um campo com a relação das alterações e um código que enumere todas elas, identificando-as, por exemplo:

1. razão social;
2. endereço;
3. CFOP;
4. data emissão;
5. data saída;
6. descrição;
7. nome trans;
8. ender. transp;
9. peso líq/bruto;
10. outras informações.

Depois, para maior padronização, o gestor deve acrescentar um segundo campo abaixo para ser preenchido. Com uma coluna que deve ser ocupada com o código e outra, maior e mais extensa, para escrever as retificações desejadas.

O que acontece se emitir uma nota fiscal errada?

Para cancelar uma nota fiscal e emitir uma nova é preciso uma autorização concedida pela Secretaria da Fazenda. Geralmente, o documento pode ser cancelado em até 24 horas após sua emissão, evitando até mesmo erros em cálculos. Mas, caso o cliente já tenha recebido a NF, a Receita precisa ser procurada antes que qualquer alteração seja feita, além de avisá-la que uma nova será emitida.

A rotina da gestão financeira é repleta de detalhes que, muitas vezes, sobrecarregam os responsáveis pelo setor. Assim, muitos se concentram em tarefas burocráticas e repetitivas ao invés de atividades que geram receita e resultado.

O uso de nota fiscal eletrônica facilita o dia a dia, mas em alguns momentos não é possível usá-la. Além disso, em alguns momentos, os erros não são vistos logo no primeiro momento, exigindo uma apuração mais apurada para percebê-los.

Por isso, para as empresas que usam comprovantes comuns, a Flash Expense tem novos planos que oferecem diferentes possibilidades, como digitalizar notas fiscais. Dessa forma, cria-se um registro para acesso rápido, além de reunir todas as NFs em um único lugar.

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