6 Erros comuns ao calcular despesas de viagem em uma empresa

Por Yanick Gudim · 11 jul 2019

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Para algumas empresas, as viagens de funcionários a trabalho se tornaram algo frequente dentro do seu funcionamento, sendo utilizadas para visitar clientes, realizar treinamentos, entre outros eventos. No entanto, diversas organizações ainda apresentam erros graves no momento de calcular despesas de viagem corporativa, o que pode prejudicar seriamente o negócio.

A principal área afetada quando ocorre esse tipo de erro é o setor financeiro da empresa, podendo ocorrer problemas no fluxo de caixa. Além disso, essas falhas também são capazes de gerar possíveis problemas com os órgãos fiscalizadores, já que os gastos com viagens corporativas também fazem parte da prestação de contas da empresa.

Dessa forma, quer evitar dores de cabeça, possíveis surpresas no final do mês e a insatisfação dos seus funcionários? Então, continue a leitura deste artigo até o final e descubra 6 erros comuns que uma empresa não pode cometer na hora de calcular despesas de viagem corporativa se deseja alcançar altos níveis de lucratividade e sucesso.

Erros ao calcular despesas de viagem corporativa

Se você chegou até aqui é porque está interessado em fazer com que a sua empresa ou organização onde trabalha decole e atinja os melhores níveis de rendimento. Sendo assim, veja abaixo 6 erros comuns ao calcular despesas de viagem corporativa que precisam ser evitados:

1. Não calcular o ROI dos deslocamentos

As viagens corporativas, independente da finalidade, possuem como objetivo trazer algum retorno para empresa, seja financeiro ou um ganho maior de conhecimento, por exemplo. Com isso, assim como qualquer outra ação realizada pela organização, as viagens a negócio também são investimentos que pretendem obter um retorno posterior.

Levando isso em consideração, é necessário estabelecer objetivos claros, mensuráveis e realizáveis para cada viagem a ser feita, podendo posteriormente avaliar o seu desempenho. Conhecer o ROI da viagem é fundamental para saber se determinada ação está auxiliando ou prejudicando a empresa.

O ROI nada mais é que o cálculo para estimar o retorno sobre os investimentos que determinada empresa realiza. No caso das viagens corporativas, esse cálculo estima quanto os deslocamentos estão trazendo de retorno versus os gastos em cada viagem.

Entenda que para calcular o ROI será necessário ter em mãos a quantidade de gastos, a receita gerada e o investimento realizado. A partir disso, será preciso subtrair o valor que foi gasto da receita gerada e dividir o resultado pelo investimento realizado.

O ROI pode ser representado pela seguinte fórmula:

Retorno financeiro - Investimento / Investimento = ROI

2. Não fazer um planejamento prévio

Outro erro muito comum que afeta as empresas é não realizar um planejamento prévio dos principais gastos de uma viagem a trabalho. Obviamente, existem situações em que a necessidade do funcionário se deslocar para outra localidade surge em cima da hora, mas esses casos são minorias e não podem servir de desculpas.

Dessa forma, planeje as viagens corporativas com antecedência, pois, normalmente, os gastos básicos são sempre os mesmos, havendo a possibilidade de se buscar tarifas mais baratas. Veja abaixo alguns itens básicos necessários em qualquer viagem corporativa:

• Alimentação;
• Hospedagem;
• Passagens;
• Traslado entre hotel e os locais de trabalho;
• Telefonia;
• Seguro de viagem.

3. Não considerar as despesas extras

No tópico anterior você conheceu os gastos básicos que estão incluídos em uma viagem a trabalho, mas, infelizmente, mesmo com o melhor dos planejamentos, imprevistos podem acontecer e acarretar em mais despesas. Com isso, o mais correto a se fazer é se antecipar e prever possíveis problemas, destinando uma porcentagem do orçamento para isso.

É de extrema importância evitar que o funcionário da empresa fique desamparado nessas situações, que podem ir desde um carro quebrado até algum possível acidente. Caso não ocorra nenhum incidente, apenas recomende que o colaborador devolva o valor não utilizado na prestação de contas.

4. Não contar com uma política de viagem corporativa

Outro erro na administração dos gastos com viagens de funcionários a trabalho reside na falta de uma clara e efetiva política de viagens corporativas. Definir quais as diretrizes que devem nortear os gastos dos colaboradores é fundamental para se ter um melhor controle das despesas, reduzindo significativamente possíveis desperdícios de recurso.

No entanto, lembre-se de que a política da empresa não deve ser algo fixo e imutável, pois a dinâmica no meio corporativo muda rapidamente e exige que a política de gastos seja revisada com frequência. Por isso, mantenha-se sempre atualizado sobre as tarifas pagas em passagens aéreas, hospedagens, transportes locais, entre outros itens.

5. Não ter relatório de gastos

Em conjunto com o planejamento prévio dos gastos de uma viagem corporativa, que você viu na dica dois deste artigo, também é necessário realizar um acompanhamento constante dos gastos efetuados pelos colaboradores da empresa. A melhor maneira de se realizar esse controle é através da elaboração de relatórios que contenham todos os dados sobre as despesas.

Esses relatórios podem ter uma periodicidade semanal, quinzenal ou até mensal, dependendo da quantidade e periodicidade das viagens. Assim, em posse desses documentos, torna-se mais clara a visualização do panorama em que o orçamento da empresa se encontra, além de ser mais fácil perceber se algum gasto fugiu da política estabelecida.

6. Não automatizar o processo

Por último, mas não menos importante, a falta de automatização dos processos também pode ser considerada um erro ao calcular despesas de viagem a negócio no meio corporativo atualmente. Contar com o auxílio de softwares de gestão é uma maneira de garantir que ninguém saia prejudicado, tanto empresa quanto os funcionários.

Esses programas ajudam em diversas etapas dentro do processo de controle organizacional como, por exemplo, na questão dos relatórios de gastos, que você viu no tópico anterior, e no caso do reembolso dos funcionários. Sendo assim, confira abaixo as principais vantagens que esses softwares apresentam para as empresas que os adotam dentro da sua gestão:

1. Redução de tempo gasto;
2. Diminuição de falhas que, por consequência, gera uma contenção de gastos;
3. Maior facilidade de gestão.

Conclusão

De uma maneira geral, os erros apresentados aqui são totalmente evitáveis e não podem ocorrer em empresas que visam se sobressair no mercado. Além disso, entenda que para evitar qualquer problema relacionado ao assunto é preciso sempre muita atenção e cumprimento das regras.

Gostou do artigo? Então, para facilitar a organização da próxima viagem a trabalho, clique aqui e tenha acesso a uma planilha de orçamento pronta para ser usada. Conte sempre com esse documento quando for calcular despesas de viagem corporativa.