O sistema de automação de fluxo de trabalho é uma ferramenta que permite o melhor aproveitamento dos colaboradores. Esse sistema é um conjunto de regras que automatizam as principais etapas de um processo manual repetitivo
Ele pode ser aplicado nos mais diversos processos dentro de uma empresa, como o de reembolso com workflow de aprovação, ou mesmo para momentos de negociação com clientes com o de atendimento.
Para atingir os melhores resultados possíveis é preciso otimizar o tempo e aproveitar o máximo da equipe, sem isso a empresa não está em sua plena competitividade. Cerca de 60% das ocupações têm um terço das atividades automatizáveis, segundo a Mckinsey.
Essa automação pode melhorar de forma significativa a produtividade dos colaboradores, reduzir custos e minimizar erros. Além disso, automatizar processos torna a produção mais ágil e permite que os colaboradores foquem em tarefas geradoras de receita.
Em 2017, cerca de 40% dos trabalhadores pesquisados gastavam pelo menos um quarto de sua semana de trabalho em tarefas manuais e repetitivas.
Esse é um tempo em que analistas e especialistas poderiam estar focados em traçar estratégias e planos de redução de custos.
Nesse artigo, explicaremos mais sobre a automação de fluxos de trabalho, seus benefícios na gestão financeira e softwares de automação que podem ser utilizados para te ajudar a economizar tempo e ganhar eficiência.
Antes de prosseguir, aproveite para baixar e ler nosso material educativo sobre ferramentas que podem te ajudar a automatizar o financeiro.
O gerenciamento de uma equipe não é uma tarefa fácil. As ferramentas manuais não facilitam a gestão financeira. E-mails, planilhas, notas fiscais e outros documentos se tornam uma avalanche de documentos que complicam o trabalho diário do gestor.
Não é apenas o trabalho do responsável financeiro que é afetado com os processos manuais, mas a equipe toda tem sua produtividade abalada. O resultado disso é a perda de qualidade no produto ou serviço no final e a redução nos lucros.
A Mckinsey revela números curiosos, estima-se que cerca de 50% das atividades realizadas diariamente podem ser automatizadas. Com a automatização há a padronização das etapas de um processo e informações acessíveis a todo momento.
Isso dá ao gestor financeiro aquilo que ele precisa para fazer análises precisas e tomar decisões mais inteligentes com base em dados reais e concretos.
É fundamental ter procedimentos padronizados e otimizados porque a gestão financeira fica mais eficiente assim. Métodos defasados de gerir negócios podem custar aos cofres empresariais, pois o tempo perdido poderia ser melhor aproveitado.
Com um workflow na área financeira, é possível visualizar com maior clareza os custos fixos e variáveis, perdas e ganhos, fluxo de caixa e muito mais.
Além disso, ela toca no ponto de maior sensibilidade de qualquer gestão financeira: a redução de custos.
Com a automatização é possível diminuir o número de erros e refações, diminuindo o custo de produção e aumentando a lucratividade.
A automação de fluxo de trabalho é digital. Então, softwares de gestão financeira, gestão de despesa, de reembolso etc, são uma parte importante do processo. Com eles, acontece o aumento da agilidade das etapas e integração dos dados e registros feitos pelo time.
Dessa forma, as informações compiladas facilitam a checagem de KPIs e outras métricas importantes para visualizar a saúde financeira de empresas.
As melhores práticas de workflow são aquelas em que as etapas ficam, de fato, mais simples e o dia a dia da mais enxuto quando se trata de tarefas repetitivas.
Emissão de notas fiscais, gerenciamento de despesas, controle de fluxo de caixa e etc, são tarefas repetitivas que gastam um tempo importante do colaborador. Com essas tarefas automatizadas, a produtividade cresce e os negócios se tornam mais lucrativos.
Se duas empresas fazem visitas a clientes, provavelmente seus colaboradores têm rotinas semelhantes, o que significa que os fluxos de trabalho podem ser parecidos. Mas parecido, não é igual. E não existe fórmula mágica para a automação do fluxo de trabalho.
Um erro comum durante esse processo, é “copiar” modelos da concorrência e não planejar e analisar os dados que já estão em mãos. É importante lembrar que cada empresa tem suas particularidades e cada fluxo será diferente, mesmo que contem com os mesmos softwares.
Então, é preciso procurar a solução que atenda às reais necessidades da organização, pois só assim o fluxo funcionará. Caso contrário, pode-se criar mais empecilhos que facilitadores para a rotina organizacional.
Baixe nosso infográfico e veja como otimizar os processos financeiros em 7 passos simples e tenha uma gestão mais eficiente.
Com a automação do fluxo de trabalho, a EMS, por exemplo, conseguiu reduzir o tempo do processo de reembolso em 87%, fazendo com que uma restituição, que antes demorava 120 dias, passasse a acontecer em 15.
Situações como essa não só aumentam o nível de satisfação dos colaboradores, mas aumentam as chances de insights e estratégias surgirem.
Afinal, com eles focados em funções estratégicas e não em ações repetitivas e burocráticas, a empresa pode aumentar seus lucros significativamente.
Além da lucratividade, é possível tomar decisões inteligentes baseadas em informações detalhadas e em dados confiáveis, o que aumenta a segurança dos caminhos escolhidos.
Outras vantagens de um workflow bem construído são:
A automação do fluxo de trabalho pode ser trabalhosa em um primeiro momento, exigindo a escolha correta das ferramentas e soluções.
Temos o costume de pensar que “em time que está ganhando não se mexe”, mas se com algumas mudanças é possível elevar a qualidade do time e fazê-lo ganhar ainda mais jogos, por quê não?
O workflow, com a ajuda de softwares de gestão, pode ser o empurrão necessário que a empresa e a equipe estão precisando para crescer.
É importante que o gestor escute sua equipe de forma efetiva, afinal, os colaboradores e responsáveis podem perceber problemas e erros no fluxo de trabalho que passam despercebidos pelos olhos do gestor.
Os fluxos de aprovação de despesas e reembolsos podem ser demorados, exigindo diferentes níveis de aprovação. Quando é preciso passar por mais de uma pessoa, que precisa rever pilhas e mais pilhas de papel, as chances de acontecerem erros aumentam.
Um comprovante de despesas pode se perder no meio do caminho e a checagem de informações levar horas, principalmente se há diversos sistemas. Isso leva a pagamentos errados e longos períodos de espera para os colaboradores.
Com as alçadas de aprovação da Flash Expense, os gestores podem distribuir acessos com hierarquia e definir os responsáveis pela aprovação para cada tipo de despesa. Assim, quando algo fugir do esperado, alguém é acionado para fazer a análise.
Além disso, a integração contábil e ERP reúne todos os dados pertinentes à gestão em um único lugar, evitando que o mesmo registro seja feito em diferentes lugares. Isso otimiza a rotina financeira e permite o melhor aproveitamento dos colaboradores.
Com a Flash Expense você consegue:
Quer saber como a Flash Expense pode te ajudar? Solicite uma demonstração ou inicie já com nosso teste grátis e conheça a revolução da gestão de despesas.