Arquivamento de documentos: Será que você está fazendo isso corretamente?
O arquivamento de documentos é um ponto que requer muita atenção na rotina administrativa da empresa, principalmente no caso de organizações que trabalham com viagens corporativas que precisam arquivar comprovantes de gastos e recibos de despesas.
Diversos são os motivos que requerem que o colaborador se desloque para outras cidades em prol da empresa, seja apenas para um almoço com clientes em potencial ou reuniões e treinamentos de equipe. O fato é que por mais breve que seja uma viagem corporativa, ela gera recibos e documentos fiscais que precisam ser armazenados de forma correta para futuras consultas.
As notas fiscais e recibos também são fundamentais para que a empresa possa reembolsar 100% das despesas arcadas pelo colaborador durante seu deslocamento e permanência na cidade.
Os recibos e notas fiscais são de extrema importância para o setor administrativo de uma organização e de acordo com as leis do país, todas as empresas que são regidas sob o regime de Lucro Real, precisam necessariamente armazenar os comprovantes emitidos durante a viagem para o ressarcimento dos gastos gerados pelo funcionário durante seu deslocamento. No caso de o recibo ou nota fiscal ser perdido pelo colaborador, a empresa fica impossibilitada de reembolsar os gastos decorrentes da viagem.
Se a empresa realizar algum pagamento sem nota fiscal, o setor financeiro pode ter sérias complicações na hora de comprovar o destino do dinheiro, pois os recibos servem como comprovação contábil.
Por quanto tempo devo guardar os documentos?
Mas o arquivamento correto de documentos pode trazer algumas dúvidas aos gestores, pois em tempos da era digital, por quanto tempo a empresa deve guardar os recibos e comprovantes impressos de viagens corporativas?
No Brasil, a Lei n°9430/1996 no artigo 37 trata especificamente do arquivamento de documentos de empresas. Este artigo da Legislação Brasileira diz que as empresas precisam obrigatoriamente arquivar comprovantes de pagamentos e notas fiscais.
No que diz respeito ao tempo em que os documentos devem ser guardados, o artigo 173 do Código Nacional Tributário estipula que as empresas devem guardar os recibos e notas por no mínimo cinco anos, contados a partir da data de emissão do documento.
Por que é importante guardar os documentos corretamente?
O armazenamento dos comprovantes e recibos deve seguir uma ordem cronológica rígida, a fim de facilitar o acesso para futuras consultas. O ponto mais importante na hora de arquivar este tipo de documento é definir o que realmente precisa ser arquivado e o que pode ser descartado.
Ressaltando também que o arquivamento correto de documentos é fundamental para a administração de qualquer negócio, e precisa ser minuciosamente planejada. No caso de empresas que trabalham constantemente com viagens corporativas, guardar os recibos torna-se ainda mais importante, tendo em vista que eles são indispensáveis para o reembolso de despesas do colaborador e precisam ser consultados para o levantamento de despesas da empresa naquele exercício.
Algumas empresas criam a ideia errada de que arquivo é uma espécie é depósito de duplicatas e documentos, e acabam não dando a devida atenção a este setor do negócio. Quando na realidade o arquivo da empresa é o centro de dados e informações de todas as ações da organização.
Como arquivar corretamente os documentos?
Além de todos os pontos citados anteriormente, o arquivo é obrigatório de acordo com a Legislação Brasileira, e é também importante para a organização interna da empresa.
Mas quando chega a hora de arquivar os recibos e comprovantes de viagens corporativas, podem surgir algumas dúvidas que dificultam a organização dos documentos.
Pois bem, pense no seu arquivo como uma espécie de mapa mental, onde cada nicho corresponderá a um setor do seu negócio. Cada área do arquivo precisa ser extremamente organizada, pois no caso de uma eventual consulta, você saberá exatamente onde será encontrado aquela informação. Pois quando a empresa se dedica na organização dos documentos, ela economiza tempo na hora de realizar consultas de informações e dados.
O ideal é que você crie categorias específicas para cada tipo de recibo, que serão armazenados de forma cronológica e de acordo com as especificações da empresa. No caso de viagens corporativas, sua empresa pode separar uma área específica somente para este tipo de documento, com subpastas detalhando cada tipo de gastos gerado durante o deslocamento e permanência do colaborador na viagem.
Algumas das pastas que podem existir no arquivo de viagens corporativas são:
- Recibos de passagens aéreas ou de ônibus;
- Recibos de gastos com gasolina;
- Recibos referentes a alimentação;
- Recibos de hospedagem;
- Recibos diversos, que correspondem aos demais gastos que o colaborador pode ter durante a viagem.
Como evitar a perda de documentos?
É de extrema importância que o colaborador guarde corretamente os recibos gerados durante seu deslocamento, pois sem os comprovantes a empresa não pode realizar o reembolso das despesas.
Mas, com a correria e sobrecarga de responsabilidades, alguns recibos podem acabar sendo perdidos ou até mesmo não serem pedidos durante a viagem. Por isso é importante tomar algumas precauções para evitar este tipo de transtorno e assegurar que nenhum comprovante de pagamento seja perdido.
Hoje em dia existem serviços especialmente desenvolvidos para o reembolso de despesas e digitalização de documentos que evitam as dores de cabeça provocadas pela perda de documentos.
Uma das melhores opções para garantir o reembolso dos gastos durante uma viagem a negócios é o Flash Expense.
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Além de fácil e rápido, este tipo de armazenamento gera uma economia de até 40% para a empresa devido ao arquivamento de dados na nuvem.
Na era da informação, existem diversas plataformas onde o colaborador pode lançar os gastos da viagem através de fotos e digitalização de documentos. Além de assegurar que nenhuma informação seja perdida durante o deslocamento, este tipo de armazenamento gera uma economia significativa nos gastos com papéis e impressões. Solicite uma demonstração de nosso sistema agora mesmo!
