Análise de custos: Você sabe como avaliar quanto gasta com a sua equipe externa?
Você sabe dizer quais são os principais custos da sua equipe externa? Afinal, ter uma equipe que trabalha fora deve ser encarado como um investimento para a organização. Sendo assim, fazer uma análise de custos é essencial para o andamento saudável de qualquer empresa. Com essa análise é possível saber se há lucro ou prejuízo nesse investimento. Mais conhecida como margem de servir, essa metodologia é capaz de colocar na balança quanto a empresa gera de resultado levando em consideração todos os custos de atendimentos e produtos. É preciso atingir uma margem de servir positiva, caso contrário não valerá a pena manter a equipe externa, ou será necessário alterar a rota ou ainda deixar de atender determinado cliente. Tudo o que sua empresa não quer que aconteça! Você sabe qual é o custo de equipe externa da sua empresa hoje? Sabe como reduzir os gastos de forma eficaz sem diminuir a qualidade? Se ainda tem dúvidas sobre o assunto, pode ficar tranquilo. Este artigo foi feito exatamente para você. Continue lendo!
Quais são os principais custos de uma equipe externa?
Uma equipe externa precisa dar lucro e não prejuízo para a organização. Por isso calcular a margem de servir é tão importante. No entanto, como fazer isso? É simples! Basta subtrair a margem bruta dos lucros pelos custos de time externo. Lembrando que a margem bruta é igual à venda líquida menos os custos do produto e menos os custos logísticos. No final, os números da margem de servir precisam mostrar que os resultados que a empresa está gerando são maiores do que os gastos. Uma análise de custos completa permite que a empresa saiba se os gastos estão valendo a pena ou não. Na verdade, os gastos entram como uma das principais dificuldades em todo o processo, uma vez que nem todos eles são considerados como reembolsos de viagens e/ou visitas ao trabalho. Mas, quais são esses gastos, afinal? Confira os mais comuns e maiores gastos de uma equipe externa.
Reembolsos corporativos
Enquanto algumas empresas optam por dar uma determinada quantia em dinheiro para o colaborador gastar durante a viagem corporativa, outras preferem reembolsar ele na volta. Em outras palavras, o funcionário pede comprovante de tudo o que gastou em nome da empresa e depois entrega isso à organização a fim de ter o seu dinheiro de volta. Esses gastos, na maioria das vezes, são relacionados aos transportes e a alimentação, principalmente. Afinal, independente de onde for, para ir até determinado local fora da empresa o funcionário precisará de um meio de transporte, não é mesmo? Seja com seu carro próprio ou um da organização, avião, entre outros. E, além disso, a alimentação também é um gasto que deve ser previsto e reembolsado.
Benefícios dos funcionários
Outro gasto comum das empresas é com os benefícios dos funcionários. Isso porque a organização também deve considerar durante uma análise de custos o quanto ela paga mensalmente para os funcionários, seja com salários, comissões ou benefícios, como vale alimentação, vale transporte e plano de saúde, entre outros. Além disso, as obrigações trabalhistas que a empresa precisa pagar também precisam estar inseridas na conta de custo da equipe externa.
Custos e descontos de vendas
Por fim, outra despesa que as empresas devem levar em consideração durante a análise de custos diz respeito aos descontos de vendas. Ou seja, os descontos que são dados aos clientes para que eles fechem o contrato. Nessa parte, é importante ter cuidado para que a equipe externa esteja ciente de que não é viável dar mais desconto do que o planejado. Isso acarretará no fechamento de contratos que acabam dando prejuízo para a empresa.
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É claro que dependendo da viagem e do tempo que o colaborador for ficar fora existem inúmeros outros gastos, mas esses são os básicos que qualquer equipe externa tem.
O que interfere na eficácia de uma equipe em campo?
Antes de entender como é possível reduzir os custos de sua equipe externa, é preciso analisar alguns aspectos capazes de interferir diretamente na eficácia de uma equipe e que podem fazer com que o retorno sobre o investimento não seja tão bom quanto esperado.
Tempo de cada visita
Antes de a equipe externa sair em campo, é importante ter mais ou menos definido qual será o tempo de cada visita. Estude a disposição geográfica dos clientes e crie uma rota mais rápida. Fazer esse planejamento deixa os funcionários cientes do que eles podem fazer em um dia e evita que eles percam tempo em campo. Também diminui os gastos com o deslocamento, já que existe uma organização da rota a ser percorrida.
Eficácia no atendimento/reunião
Você já parou para pensar que um atendimento ou reunião que a equipe externa foi fazer pode não ser produtivo? E isso por causa de inúmeros fatores. Dessa forma, a equipe externa, sejam vendedores, consultores ou técnicos, precisa receber treinamento a fim de ter o máximo de eficácia nesses momentos. Fazer uma conferência telefônica antes de ir até o cliente é produtivo e acelera o processo de qualificação da venda.
Retorno gerado
O retorno gerado também pode ser um dos fatores que interferem na eficácia de uma equipe em campo. Afinal, se a equipe não conseguir vender, fechar contratos ou não mostrar indicadores de produtividade e atendimento, com certeza o retorno sobre o investimento não será algo que compensa para a empresa. É por isso que ter uma estratégia de vendas é fundamental para garantir que mesmo que uma venda não seja concluída, a visita não tenha sido em vão. O importante é estabelecer relações duradouras e fazer com que a equipe externa seja cada vez mais eficaz.
Como reduzir os custos de sua equipe externa?
Finalmente você vai acompanhar dicas importantes de como reduzir o custo de equipe externa. Acompanhe todas elas para fazer uma análise de custos da sua equipe mais tarde:
Compare gastos entre os funcionários
Uma das primeiras medidas a serem tomadas a fim de reduzir os gastos de sua equipe externa, é comparar os gastos entre os funcionários. É isso mesmo. A Flash Expense, inclusive, possui um excelente recurso de Analytics que é capaz de comparar os gastos entre os colaboradores, as despesas que mais oneram a empresa e os reembolsos mais comuns.
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Use a tecnologia
Atualmente a tecnologia fornece inúmeros recursos que auxiliam a controlar e a gerenciar os gastos da equipe externa. Ao invés de pedir que o funcionário guarde cada comprovante, já pensou na possibilidade de pedir que ele envie uma foto para a empresa logo depois do gasto? Existem aplicativos que fazem esse escaneamento instantâneo além de muito mais.
Reduza o uso do telefone
O telefone é um custo de equipe externa? Então que tal substituir pelo WhatsApp ou por outras ferramentas de comunicação? Hoje você já consegue encontrar planos de operadoras que liberam WhatsApp ilimitado, por exemplo. É só dar uma boa pesquisada para ver o que fica mais vantajoso para a empresa.
Tenha uma política de gastos
Essa dica é de fundamental importância para qualquer empresa que mantém uma equipe externa. Antes de solicitar que qualquer funcionário faça uma viagem corporativa, por exemplo, é essencial que a empresa já tenha uma política de gastos devidamente feita e passada para cada um da equipe.
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Faça gestão de reembolso
Por fim, além da política de gastos, a empresa precisa fazer a gestão de reembolso, com o sistema de reembolso ou seja, controlar todos os valores a serem reembolsados com o objetivo de evitar fraudes e erros. Nessa dica também entra a importância de usar aplicativos para controlar os comprovantes de gastos dos funcionários já que isso evita, por exemplo, que eles sejam perdidos. Pronto para fazer a análise de custos da sua equipe externa e colocar as dicas em prática a fim de diminuir gastos? Quer ter mais resultados com os deslocamentos de sua equipe externa a partir de agora? Aproveite para baixar o eBook 4 Maneiras de aproveitar melhor as viagens corporativas!
