Como otimizar o processo de admissão da sua empresa

Você já ouviu a expressão “a primeira impressão é a que fica”? Isso é ainda mais importante quando se trata do processo de admissão de um novo colaborador na empresa.

Afinal, em um contexto em que a experiência do funcionário se torna cada vez mais importante, é ali o início oficial da jornada do profissional com a companhia — e a memória de como foi esse processo pode dar o tom de todo o seu relacionamento com ela.

E se engana quem pensa que o processo de admissão se trata apenas do envio de documentos para formalização do vínculo empregatício. Ele começa bem antes: ainda na abertura da nova posição.

Por isso, duas peças importantíssimas desse processo são o DP (Departamento Pessoal) e o RH (Recursos Humanos). Juntos, eles precisam de muita atenção e conhecimento técnico para lidar com os pormenores de cada candidato, de cada entrevista ou na hora de reunir os documentos exigidos pela lei trabalhista e previdenciária.

Felizmente, hoje em dia não é preciso mais juntar aquele monte de documentos e passar horas tirando cópias e inserindo as informações manualmente – algo demorado e mais suscetível a erros. Com soluções como a Flash People, todo o processo é feito de forma 100% digital, em uma plataforma intuitiva e simples.

Mas, antes de explicar o que é um processo de admissão digital, vamos ao bê-a-bá de como funciona um processo de admissão de forma geral. Confira abaixo:

O que é um processo de admissão?

O processo de admissão é, basicamente, um conjunto de atividades a serem cumpridas, a fim de estabelecer a relação empregatícia. Por sua complexidade, demanda tempo e preparo dos profissionais responsáveis.

Estas atividades são realizadas em conjunto pelo DP e pelo RH, que cuidam desde o recrutamento e seleção até a integração e onboarding do profissional na empresa.

Enquanto o RH assume as etapas mais interpessoais e relacionais do processo, o DP dá conta das demandas mais operacionais. Neste último caso, é indispensável cumprir a regulação da Consolidação das Leis do Trabalho, a famosa CLT.

Por que o processo de admissão é importante?

Uma admissão bem conduzida é capaz de assegurar uma seleção assertiva de profissionais, fortalecer o compliance da organização, engajar os novos colaboradores, entre outros benefícios.

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Afinal, colaborador recém-chegado precisa de orientação, suporte e acolhimento para se sentir realmente parte do time. Além disso, precisa ter seus direitos trabalhistas garantidos para encarar a nova posição como estável e valiosa.

Do lado da empresa, o processo de admissão garante segurança, pois permite que o vínculo seja transparente, válido juridicamente e justo para as duas partes. Assim, uma relação de confiança entre colaborador e organização pode ser construída.

Isso, a médio e longo prazos, gera um maior fit cultural e aumenta os índices de produtividade, satisfação e retenção de talentos. Sem contar que ser uma empresa correta, organizada e eficiente em suas admissões também pode ser um diferencial competitivo e atrativo para profissionais do mercado.

Ou seja, quanto mais estruturado for seu processo de admissão, mais benefícios ele trará para o seu negócio e para as pessoas que nele trabalham.

Quais são as etapas do processo de admissão

Antes de aprender a otimizar o processo admissional, é preciso entender como ele é estruturado. Para isso, listamos, a seguir, as principais etapas que você vai encontrar nas grandes organizações. Acompanhe:

1. Recrutamento e seleção

O primeiro passo de toda admissão é a abertura e divulgação da vaga. Depois disso, o processo de recrutamento e seleção começa oficialmente.

Nesse momento, candidaturas e currículos são recebidos. Eles passam por uma triagem, na qual os profissionais com perfil compatível são avaliados, entrevistados e testados. Ao final, um ou mais candidatos são escolhidos e recebem uma proposta de emprego.

Nesta proposta devem constar detalhes da contratação, descrição da vaga, salário e benefícios oferecidos. O passo final dessa etapa é o aceite da proposta pelo candidato.

2. O que é necessário para admissão de um funcionário? Documentos, exames e registros

Essa é a parte burocrática do processo — e que antigamente costumava ser bastante lenta. O primeiro passo dela é orientar o profissional contratado sobre os documentos e procedimentos que precisam ser providenciados.

Aqui, alguns deles são obrigatórios (previstos por Lei), enquanto outros podem variar conforme a empresa. Em geral, os documentos exigidos são:

• Cópia da certidão de nascimento ou casamento;
• Cópia do CPF;
• Cópia do comprovante de endereço;
• Cópia do comprovante de escolaridade;
• Cópia do RG;
• Cópia do título de eleitor;
• Original do atestado de saúde ocupacional;
• Original e cópia da Carteira de Trabalho (CTPS);
• Original e cópia do registro profissional emitido pelo órgão da classe;
• Original e cópia da carta de referência;
• Foto 3x4;
• Inscrição no PIS/Pasep.

O atestado de saúde ocupacional depende da realização do exame admissional. Ele deve ser agendado e pago pelo empregador, que informará data, horário e local para comparecimento do futuro colaborador. Os resultados devem ser entregues para o DP da empresa.

Além disso, dependendo do colaborador, é necessário apresentar alguns documentos adicionais. Para pais e mães pode ser necessário documentos de identificação dos filhos. Já para homens entre 18 e 45 anos pode ser exigido o certificado de reservista.

Todos esses itens e detalhes são exigidos pelo Ministério do Trabalho e Previdência Social, e estão previstos na CLT. Também é fundamental seguir as orientações da Lei 5.553/68, que trata da apresentação e uso de documentos de identificação pessoal, e da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).

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Para evitar que você ou o colaborador se esqueçam de algum documento ou processo, crie um checklist. É fácil e rápido!

Como formalizar a admissão?

Com todos os documentos entregues e sem pendências, é hora de providenciar os cadastros e registros. O empregador deve:

• Registrar os detalhes da admissão na CTPS, física ou digitalmente;
• Enviar as informações do empregado ao Ministério do Trabalho e à Caixa Econômica Federal (que gerencia o FGTS);
• Registrar o vínculo empregatício junto ao eSocial;
• Cadastrar o novo colaborador no cartão-ponto, programa de benefícios, plataformas de comunicação e demais sistemas que forem necessários (portaria do prédio, por exemplo).

Após (ou em paralelo com) a essa etapa de registro, o contrato de trabalho é elaborado e assinado. Com ele, vêm os demais termos e documentos adotados pela organização.

Um dos grandes facilitadores nesta etapa é a assinatura eletrônica. Otimizando o tempo e reduzindo os custos, essa modalidade digital de autenticação de documentos facilita e desburocratiza a vida do RH.

Prática, rápida e válida juridicamente, a assinatura eletrônica é um dos meios mais seguros para se colher o aceite de todas as partes. E o melhor: é um dos recursos disponíveis na plataforma da Flash People!

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DP e RH também precisam operacionalizar os demais elementos cruciais para o funcionário desenvolver suas atividades: uniforme, equipamentos, entre outros.

Só então o colaborador poderá iniciar suas atividades e a empresa partir para as últimas etapas do processo de admissão.

3. Onboarding e treinamentos

Por fim, temos a etapa de onboarding, que nada mais é do que a imersão do novo colaborador na rotina, ambiente e cultura da empresa.

As diretrizes, regras, políticas e estruturas organizacional e física da empresa devem ser apresentadas. Também é fundamental mostrar os demais aspectos necessários para o funcionário entender a dinâmica de funcionamento daquele ambiente de trabalho.

Um bom onboarding exige tempo, esforço e planejamento. Entretanto, é crucial para garantir a adaptação, o alinhamento e a integração da nova pessoa ao time.

Além disso, o onboarding também pode envolver treinamentos (para que o colaborador já inicie seu desenvolvimento profissional na empresa) e experiências individuais ou coletivas (como dinâmicas quebra-gelo). Portanto, esta é uma etapa que não pode ser ignorada em um processo de admissão eficiente.

Conheça as vantagens da admissão digital

Dada a importância do processo de admissão para a cultura organizacional da empresa e a complexidade das etapas, essa rotina precisa ser assertiva e ágil.

Isso evita a sobrecarga da equipe envolvida, permite que os profissionais se dediquem a projetos estratégicos e aumenta a eficiência na hora de escolher os candidatos ideais.

Além disso, em um contexto de crescimento do trabalho híbrido e remoto, muitas vezes a entrega de documentos pessoalmente é inviável geograficamente. Por isso, a admissão digital é a melhor solução para otimizar o processo de admissão na sua empresa.

Esse modelo permite automatizar seus processos, reduzindo custos, prazos e deslocamentos, tanto para a empresa quanto para os candidatos e contratados. Além disso, é possível centralizar e integrar cada etapa, garantindo a segurança dos dados, clareza e fluidez do processo e a precisão na gestão.

A tecnologia e a digitalização se tornaram as escolhas mais adequadas para atender as demandas atuais do mercado. Por isso, são grandes aliadas do Departamento Pessoal e do RH.

Implemente agora mesmo um processo de admissão digital e automatizado com Flash People! Nossa plataforma te dá controle e visibilidade sobre todas as etapas do processo, facilitando a gestão dos candidatos.

Assim, todos os pontos de contato com o colaborador, do recrutamento ao dia a dia de trabalho, passando pela admissão, serão centralizados e otimizados. Tudo em uma plataforma única, simples, segura e intuitiva.

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