3 erros comuns na gestão de viagens nas empresas e como resolvê-los
Já falamos sobre algumas coisas que são esquecidas nas viagens corporativas em outro artigo. Hoje, vamos continuar a lista de erros comuns na gestão de viagens nas empresas.
São falhas que você provavelmente comete na hora de planejar o deslocamento, ou quem sabe durante a viagem. De qualquer forma, são erros que podem custar muito caro para os cofres do negócio e até sabotar o objetivo desse deslocamento.
Se você não quer correr esse risco e evitar que esses erros assombrem o seu negócio, continue a leitura. Veja neste artigo os três erros mais comuns na gestão de viagens e aprenda como evitá-los. Confira!
1. Burocracia demais
A maioria das empresas conta com uma política de viagens engessada e cheia de burocracias. E isso quando a empresa tem um documento como esse, pois é comum que ele nem exista.
Seja por uma política muito restritiva que impede que as viagens aconteçam da melhor forma possível, ou algo muito liberal que leva o orçamento dos deslocamentos nas alturas, a burocracia pode sabotar seu negócio.
O primeiro passo é ter uma política de gestão de viagens, mas isso não para por aí. Defina o fluxo de aprovação dos deslocamentos e despesas, solicite relatórios de viagens de seus colaboradores e assim por diante.
É importante antecipar o máximo de informações possível e tornar o processo mais ágil. Assim você consegue usufruir das melhores taxas de passagens aéreas e diárias em hotel. Também evita deixar as coisas para a última hora e correr o risco de atrasos.
2. Não consulta os relatórios
Se por um lado algumas companhias não emitem relatórios de gestão de viagens, outras abandonam esses documentos em uma gaveta. Além de exigir a prestação de contas e o controle das viagens a trabalho, é determinante que você use esses dados em prol da gestão financeira do negócio. Os sistemas de reembolso de despesas são extremamente eficazes e importantíssimos para a boa organização de todo o processo de reembolso.
Com essas informações em mãos é possível prever, por exemplo, os gastos médios de cada deslocamento, os melhores fornecedores, as viagens mais frequentes durante o ano e assim por diante.
Através desses relatórios você pode buscar negociar com seus fornecedores, obter descontos ou contratar pacotes de viagens especiais. Além de reduzir o custo de sua empresa, essas atitudes ajudam a manter o controle do negócio.
Crie os relatórios de viagens para cada deslocamento e consulte essas informações de tempos em tempos. Você ficará surpreso com a quantidade de aprendizado que essas simples páginas podem reunir.
Para agilizar o processo de lançamento e consulta desses dados conheça as opções de relatórios digitais. Elas são mais simples e rápidas de usar!
Aproveite para conhecer a nossa Planilha de Orçamento para viagens corporativas. Estime as despesas, compare os custos e fique por dentro de todos os gastos!
3. Não considera os imprevistos
Qualquer que seja o motivo da viagem corporativa e seu tempo de duração, imprevistos sempre podem acontecer. Seja um pneu furado, falta de sinal no telefone, ausência de táxi ou ônibus na região e por aí vai.
Nunca sabemos quando uma surpresa desagradável pode bater a nossa porta e tornar o nosso dia difícil. Para ficar livre desse receio o melhor é prevenir.
Durante o planejamento da viagem considere as coisas que podem sair erradas durante o deslocamento. Em seguida, crie um plano B para cada uma das situações hipotéticas e informe seus colaboradores.
Assim, caso algo saia errado, será mais fácil resolver o problema e não comprometer toda a viagem. Logo, adote o hábito de prever as coisas e criar planos de ação antecipados.
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